Event manager – это профессионал, для которого существует цель – создание первоклассного мероприятия, и инструменты – способы, которые помогают в достижении поставленных задач. Препятствия, проблемы – незначительные помехи, которые ивент менеджер легко, быстро преодолевает.

Процесс управления событиями можно разделить на несколько этапов. Каждый из этапов имеет собственные составляющие: цели, задачи, а порой и вопросы, ответы на которые необходимо узнать до начала планирования мероприятия. Какие этапы существуют, какими особенностями обладают? Рассмотрим подробнее.

Шаг первый: провести исследование, определить цели

На первом этапе каждый сотрудник компании: будь то помощник организатора мероприятий, которому доверили первый проект или ивент менеджер со стажем, должен проанализировать имеющиеся данные. Подобное исследование направлено на то, чтобы правильно определить цели предстоящего мероприятия.

Недостаточно указать цель: «найти пятнадцать спонсоров для открытия отеля на берегу океана» или «провести сближение сотрудников компании с новым руководством». Нужно больше деталей! Такой подход поможет правильно спланировать праздник, организовать его таким образом, чтобы клиент остался доволен.

Event manager – это человек, который умеет правильно определять цели, основываясь на информации, полученной от клиентов. Вот несколько вопросов, которые нужно обсудить со своей командой, а при необходимости уточнить у заказчика, чтобы организовать событие на профессиональном уровне:

Event manager это

  • Тип мероприятия: корпоративные ивенты.
  • Вопросы: предусмотрен ли образовательный компонент? Сколько продуктов будет представлено участникам: один, несколько?

 

  • Тип мероприятия: сетевые ивенты.
  • Вопросы: чего вы планируете достичь: объединить потенциальных клиентов на определенном сайте, увеличить количество подписчиков в группе Facebook?

 

  • Тип мероприятия: общественные ивенты.
  • Вопросы: какой характер носит мероприятие: официальный, неофициальный? Какую подобрать музыку, чтобы участники чувствовали себя комфортно?

 

  • Тип мероприятия: церемонии награждения.
  • Вопросы: когда будет предусмотрено F&B (Food and Beverage): во время церемонии, после? В какой форме будет проводиться мероприятие?

Работа event менеджер на этом этапе только начинается, ведь помимо определения целей, необходимо оценить жизнеспособность события, просчитать бюджет. А также сопоставить цели и имеющиеся денежные средства, определив, получится ли достичь желаемого при доступном бюджете?

Шаг второй: продумать тематику, спроектировать каркас

На данном этапе происходит практически все самое важное для будущего события: определяется концепция, прописывается приблизительный сценарий мероприятия, а также выстраивается фундамент, так называемый каркас ивента.

Прежде, чем искать вакансии event, нужно научиться делать правильные «наброски». Как выглядит каркас мероприятия:

  • Что будет происходить на празднике?
  • Кто будет выступать, в какой очередности?
  • Какая планировка помещения?
  • Где, как будут рассажены участники?
  • Будет ли предусмотрено F&B? Когда?
  • Какие декорации будут преобладать в оформлении?

И это лишь начало! Ведь с наброска только начинается создание картины, но именно набросок создает необходимый фундамент для дальнейшей работы.

Шаг третий: сосредоточить внимание на деталях

Каждый event manager – это своего рода художник, который каждым новым мазком кисти дополняет, совершенствует картину. Так вот, чем больше красок ляжет в основу создания полотна под названием «мероприятие», тем более совершенным будет готовое произведение искусства.

Event manager это

Именно поэтому так важно уделить внимание деталям:

  • Найти, договориться с подрядчиками, поставщиками.
  • Заключить договора с лекторами, спикерами, исполнителями.
  • Создать сайт, индивидуальное приложение для предстоящего мероприятия.
  • Отправить приглашения участникам.
  • Запустить рекламную кампанию в социальных сетях.
  • Установить связь с гостями мероприятия.
  • Обсудить расписание выступлений с приглашенными спикерами и т.д.

Количество подобных деталей достаточно большое, и зависит, от подхода, профессионализма организатора праздников, типа мероприятия.

Шаг четвертый: воплотить задуманное

В зависимости от масштаба мероприятия указанный этап может охватывать несколько дней до праздника и непосредственно сам день X! Event manager – это специалист, который контролирует все, в том числе, и следующие аспекты:

  1. Декорирование, установка, проверка технического обеспечения, проигрывания саундтреков, показа видео.
  2. Прибытие участников, регистрация.
  3. Предоставления гостям услуг, общение с ними.
  4. Управление возникающими в процессе мероприятия проблемами, чрезвычайными ситуациями.
  5. Выступления исполнителей, спикеров.

Шаг пятый: выстроить коммуникацию после мероприятия

Event manager – это профессионал, работа которого заканчивается только после получения обратной связи от гостей, участников. Организаторы должны обязательно узнать, что понравилось гостям, а что нужно изменить, усовершенствовать в следующий раз.

Как стать ивент менеджером? Самый быстрый, проверенный способ – пройти курсы event management в Great Event School!