Каждый помощник в организации мероприятий за свою карьеру не раз сталкивался с масштабными ивентами, которые привлекают внимания большого количества участников. Это влечет за собой очереди, которые могут раздражать и нервировать гостей. Как быть?

Так как работа ивент менеджер (Киев) – это забота о каждом участнике, мы предлагаем несколько действенных приемов. Они помогут избежать негативных эмоций и сделать ожидание в очереди более комфортным для гостей. Рассмотрим пять советов, которыми может воспользоваться каждый менеджер по организации мероприятий (вакансии можно найти на сайте компании).

Информируйте участников о происходящем

Что может быть хуже, чем стоять в очереди из 500 человек? Конечно же, непонимание того, почему такая очередь возникла. Именно поэтому, чтобы успокоить участников, следует сообщать им всю доступную информацию. Можно даже расставить по локации дежурных, которые будут находиться в начале, в середине и в конце очереди, и смогут ответить гостям на интересующие вопросы.

Тщательно продумайте процесс регистрации

Работа ивент менеджер (Киев) – это не просто организация мероприятий, это продумывание всех шагов, которые помогут сэкономить время, деньги, а также другие ресурсы, получив при этом крутой результат. Вот несколько вариантов, которые помогут избежать очередей:

  • Предложить участникам электронную регистрацию. Причем такая регистрация может осуществляться как заранее, так и в день мероприятия.
  • Создать мобильное приложение для регистрации в несколько кликов. Этот вариант является наиболее оптимальным, ведь дает возможность оперативно зарегистрироваться, а на месте получить карту или бейдж участника.
  • Организовать предварительную регистрацию. Если бюджет не позволяет перевести это действие в онлайн, то можно предложить участникам зарегистрироваться заранее. Кстати, можно обдумать вариант регистрации по телефону.
  • Подключить к работе весь свободный персонал. Если же ситуация сложилась так, что всех нужно зарегистрировать вручную перед мероприятием, то привлеките всех свободных сотрудников. Ведь праздник все равно не начнется, пока все гости не окажутся в зале.

работа ивент менеджер Киев

Установите предварительную запись

Этот совет актуален для мероприятий, численность которых превышает несколько тысяч участников (фестивали, ярмарки). Для того чтобы избежать очередей, можно установить предварительную запись и определенные лимиты. Тем самым, организаторам придется только проверять, есть ли данные участника в системе, вместо того, чтобы вводить их вручную.

Рассмотрим на примере: организовывается ежегодный фестиваль бесплатной еды, который обычно посещает около 3000 участников. Можно установить предварительную запись для гостей, при этом обозначив, что каждый час может зайти только 400 участников. Самих же гостей следует предупредить, что нужно прийти за пятнадцать минут до своего времени.

Сделайте ожидание в очереди комфортным

Если помощник event менеджера (вакансии можно найти на сайте работы) не может избежать очередей, то нужно сделать, чтобы ожидание было максимально приятным. Как этого можно достичь?

  • Погодные условия. Сделайте так, чтобы участникам не приходилось мокнуть под дождем или мучиться от зноя во время ожидания.
  • Еда и напитки. Организуйте небольшой перекус для гостей, если понимаете, что ожидание затянется.
  • Отдых. Позаботьтесь о том, чтобы участникам не приходилось стоять по несколько часов.
  • Интерактивные развлечения или полезная информация. Подумайте о том, как избавить гостей от скуки в очереди. Это могут быть карточные трюки, рассказ о программе мероприятия или даже предварительное знакомство с лекторами.

Как стать хорошим организатором, для которого любая работа ивент менеджер (Киев) будет по силам? Окончить курсы организатора мероприятий (Киев) от Great Event School.