Event-менеджер – що це за професія? У чому полягає її суть і, найцікавіше, чим вона може бути корисна? «Event» в перекладі з англійської мови означає «подія», отже, event-менеджер – це людина, яка організовує різноманітні заходи. Це можуть бути як приватні (ювілеї, весілля) події, так і корпоративи, бізнес-івенти (круглі столи, форуми, тренінги), а також спеціальні акції, націлені, наприклад, на презентацію продукту компанії.

Зазвичай, івент менеджери працюють в спеціалізованих івент-компаніях, яких на вітчизняному ринку чимало. Втім, деякі фірми вибирають інший шлях – щоб не зв’язуватися з посередниками, наймають свого співробітника. Важливе питання, яке хвилює і тих, хто вдається до послуг професійних івент-агентств, і тих, хто перебуває в пошуках штатного співробітника, – як відрізнити справжнього професіонала в своїй справі.

Яким же повинен бути event-менеджер, який зможе організувати незабутній захід? Перш за все, це високоорганізована і спритна людина, що володіє креативної жилкою. Вона далекоглядна, завзята і вміє швидко реагувати на постійно мінливі обставини. Для неї не складає ніяких зусиль знаходити спільну мову з різними людьми. Вона готова зануритися в роботу, коли інші відпочивають. І, що важливо, згідно зі статистичними даними, професію event-менеджер дуже часто вибирають представниці жіночої статі.

Що робить event-менеджер в день проведення заходу?

event-менеджер

Спочатку може здатися, що організувати будь-який захід – елементарно. Насправді ж, за кожним успішним корпоративом, конференцією, тімбілдінгом або семінаром завжди стоїть величезна організаторська робота. Для кожного організатора івенту важливо, щоб все було класно, щоб всі залишилися задоволені, і він би міг з гордістю розповісти про цю подію, особливо, якщо було організовано масштабний захід.

Так, в день проведення заходу професійний event-менеджер:

  • Повинен забезпечити доступ до залу тренерам, ведучим, спікерам та гостям за годину до початку заходу і перебувати в залі, або біля нього за стійкою реєстрації.
  • Провітрює / прогріває приміщення при необхідності та забезпечує оптимальний мікроклімат для роботи учасників заходу.
  • Головний event-менеджер зобов’язаний завжди проводити додаткові перевірки, інструктаж перед початком заходу. Особливу увагу звертає на чистоту, охайність одягу хостесс. Він повинен переконатися в тому, що ведучий на корпоратив, хостесс знають:
  1. тему і програму заходу;
  2. до кого звертатися з усіх організаційних питань;
  3. всю логістику місця проведення;
  4. зони відповідальності.
  • Повинен включити все обладнання і забезпечити можливість перевірки працездатності обладнання для клієнта. Всі роздаткові матеріали повинні бути повністю укомплектовані, відповідно до вказівок клієнта.
  • Повинен подбати про організацію столу для реєстрації (при необхідності) біля входу в конференц-зал або в залі. Біля столу необхідно поставити табличку з інформацією про компенсацію проїзду і про час виїзду учасників з готелю – цю інформацію необхідно з самого початку реєстрації донести до учасників.
  • Зареєструвати учасників, зібрати підписи, контакти, заповнивши реєстраційний список, зібрати квитки на компенсацію проїзду.
  • Презентації доповідачів необхідно зібрати до початку заходу і скинути презентації на комп’ютер, підключений до проектора. Організатор повинен мати також на флешці всі презентації з заходу, за фактом проведення. Клієнт може запросити ці презентації.
  • Повинен перерахувати гостей, присутніх в залі, зробити зміни по харчуванню, або взяти до уваги те, що інші учасники можуть підійти пізніше. Мета одна – звести до мінімуму зайві замовлення порцій, оскільки це витрати, які можуть бути доходами івент-агентства.
  • Event-менеджер повинен постійно бути присутнім біля залу. Відлучатися допустимо лише в тому випадку, якщо йому необхідно вирішувати питання по поселенню, харчуванню в ресторані або виконувати доручення / прохання учасників / тренерів щодо логістики заходу.
  • Менеджер по організації заходів повинен також носити мікрофон для питань в залі – якщо аудиторія передбачає велику кількість учасників і працює система звукового посилення, то ,напевно, в одній із сесій будуть питання до спікерів. Для комфорту учасників та забезпечення злагодженої роботи організатор заходів зобов’язаний організувати персонал для надання мікрофона під питання із залу або самостійно забезпечити таку можливість.
  • Під час перерв на каву / обід івентор зобов’язаний завжди перебувати поруч з учасниками. Для цього достатньо з невеликими інтервалами за часом проходити між столами по ресторану, спостерігаючи, чи все в порядку; учасники обідають, а офіціанти якісно забезпечують обслуговування групи. Одночасно необхідно стежити, що страви з кухні виносять з мінімальною затримкою і послідовно. Якщо учасник не бачить офіціанта в ресторані, а йому щось знадобилося, то потрібно запропонувати йому свою допомогу.
  • З персоналом ресторану та іншими підрядниками (артисти, ведучий на корпоратив, дизайнер, флорист і т.д.) потрібно бути привітним, чемним, але в тісні дружні стосунки не входити. Таким чином, івентор залишить за собою право вимагати максимальної якості обслуговування і виставляти претензії в разі збоїв з обслуговування.
  • По закінченню робочого дня менеджеру по організації заходів необхідно привести зал в колишній вигляд, підготувати його для наступного дня (вода в залі, прибирання, пилосос, розстановка меблів), але ні в якому разі не чіпати матеріалів учасників – все залишити на колишньому місці і попередити персонал, щоб ніхто не торкався до матеріалів учасників.

Крім усього вищезгаданого, у організатора івенту повинні бути запасні готові програми для івентів, щоб при необхідності запропонувати їх як перевірене на практиці рішення; він повинен домовлятися і перевіряти виконання умов угоди з підрядниками, які безпосередньо беруть участь в організації івенту; своєчасно інформувати клієнта про процес підготовки івенту, психологічно правильно виходити з різноманітних конфліктних ситуацій з замовником в ході співробітництва; виконувати орієнтовний розрахунок бюджету івенту і контролювати його виконання.

Event-менеджер зобов’язаний бути максимально чемним під час проведення заходу і максимально корисним для всіх учасників і тренерів / замовників (надавати допомогу, намагатися вгадати потреби), відгукуватися на всі прохання (принести, забезпечити, надати). І все це з щирою гостинністю господаря, а фрази «Як добралися?», «Як вам готель?» та інші стануть не тільки свідченнями його участі, а й спонукають учасників повідомити йому, якщо їм дійсно щось не сподобалося.

Головний event-менеджер працює на майданчику і вживає всіх заходів та робить все від нього залежне, щоб уникнути зайвих і незапланованих витрат, мінімізує поточні витрати і піклується про рентабельність проекту в цілому. У разі виникнення незапланованих витрат, що виникли раптово і були відсутні в попередньому кошторисі, старший менеджер з організації івентів зобов’язаний узгодити можливість їх проведення з відповідальним менеджером по роботі з клієнтами (головним розпорядником бюджету).

Переваги та недоліки професії event-менеджер

Найважливіший плюс цієї роботи полягає в тому, що організація свят (Київ) стає все більш актуальної та затребуваною на сучасному ринку праці. Професія івент-менеджер так само, як і ведучий на корпоратив (Київ), користується величезною популярністю, так як пам’ятні свята необхідні всім без винятку! У івентора є відмінний шанс розкрити свій креативний потенціал, завести корисні бізнес- і дружні зв’язки. Крім цього, вагомим плюсом роботи є великий вибір сфери зайнятості та абсолютна свобода від рутинної роботи. Еvent-менеджер самостійно може вибирати форму зайнятості: працювати в спеціалізованому агентстві, компанії або створити власний бізнес, а також бути фрілансером. Чим досвідченіший івентор, тим вище його лідерські якості і знання в даній галузі.

Що стосується мінусів професії, то, мабуть, основний з них – це ненормований графік роботи. Крім цього, не завжди зрозуміло, що далі чекає івентора в кар’єрі. Важливо відзначити, що організатори-фрілансери отримують дохід за кожне замовлення, однак, в разі відсутності замовників їх заробітну плату не можна вважати стабільною.

Чого не повинен робити організатор заходів? Як спілкуватися з клієнтами?

event-менеджер

Івент менеджеру заборонено:

  • залишати робоче місце без причини;
  • не діяти при виникненні прохань, запитів від учасників;
  • брехати, висловлювати неперевірені дані;
  • курити в робочий час і вживати алкоголь, починаючи з попереднього дня до заходу;
  • їсти цибулю, часник за день до заходу і під час нього;
  • вживати їжу на очах у учасників / замовника і його представників;
  • залишати локацію до виїзду всіх учасників і закінчення всіх активностей в рамках обслуговування;
  • відмовляти у виконанні доручення від замовника і його представників;
  • спізнюватися на заходи.

Якими можуть бути рекомендації при спілкуванні з клієнтами?

  • Важливо стежити за всіма сказаними словами і обіцянками замовнику.
  • Виконуйте обіцянки. Виконати те, чого від вас чекають, і тоді, коли цього чекають, – це мінімум, необхідний для того, щоб ваша робота вважалася якісною.
  • Пропонуйте продукт, від якого ви самі в захваті. Лише в тому випадку, якщо ви радите найкращий продукт або пропонуєте найкращий спосіб вирішення завдання, замовник залишиться задоволений.
  • Ви переконаєтеся, що на вірному шляху, коли замовники почнуть очікувати від вас грамотної роботи кожен раз. І ви захочете, щоб замовники вважали це нормальним.

Кому найбільше підходить професія event-менеджер?

Професія івент менеджер підходить творчим людям, які люблять активний спосіб життя. Вона ідеальна для тих, хто любить не тільки святкувати і спілкуватися з оточуючими, а й організовувати ці самі свята, до того ж здатні з усією відповідальністю виконувати поставлені завдання, дотримуючись високої швидкості роботи. Людину не повинно турбувати те, що їй знадобиться бути на зв’язку з замовниками цілодобово, незалежно від дня тижня і календарних свят. При цьому, брати участь в плануванні вона повинна обов’язково, і не має значення, чим в поточний момент вона займається і де  знаходиться, оскільки вся організація свят (Київ) на ній.

Говорячи про пріоритетні особистостні якості ІВЕНТОРА, варто виділити наступні:

  • комунікабельний, відкритий і життєрадісний;
  • має доглянутий зовнішній вигляд;
  • працездатний і стрессостійкий;
  • здатний креативно мислити;
  • прагне постійно самовдосконалюватися;
  • є вродженим лідером.

Але варто відзначити, що сьогодні цю професію, в більшості випадків, прагнуть освоїти люди, які взагалі не мають спеціальної освіти. Це може бути екс-музикант, ведучий на корпоратив (Київ), художник, стиліст, режисер, кореспондент, маркетолог. Часто стають професійними івенторами і психологи.

З усіх питань стосовно Great Event School звертайтеся до Юлії Гуляєвої:

Director | GREAT EVENT SCHOOL

mobile 38 050 369 88 14

email: info@ges.team