Event manager – це професіонал, для якого існує мета – створення першокласного заходу, та інструменти – способи, які допомагають в досягненні поставлених завдань. Проблеми – незначні перешкоди, які івент менеджер легко, швидко долає.

Процес управління подіями можна розділити на декілька етапів. Кожен з етапів має власні складові: цілі, завдання, а часом і питання, відповіді на які необхідно дізнатися до початку планування заходу. Які етапи існують, якими особливостями володіють? Розглянемо докладніше.

Крок перший: провести дослідження, визначити цілі

На першому етапі кожен співробітник компанії: будь то помічник організатора заходів, якому довірили перший проект або івент менеджер зі стажем, повинен проаналізувати наявні дані. Подібне дослідження спрямоване на те, щоб правильно визначити цілі майбутнього заходу.

Недостатньо вказати мету: «знайти п’ятнадцять спонсорів для відкриття готелю на березі океану» або «провести зближення співробітників компанії з новим керівництвом». Потрібно більше деталей! Такий підхід допоможе правильно спланувати свято, організувати його таким чином, щоб клієнт залишився задоволений.

Event manager – це людина, яка вміє правильно визначати цілі, ґрунтуючись на інформації, отриманій від клієнтів. Ось декілька питань, які потрібно обговорити зі своєю командою, а при необхідності уточнити у замовника, щоб організувати подію на професійному рівні:

Event manager это

 

  • Тип заходу: корпоративні івенти.
  • Запитання: чи передбачений освітній компонент? Скільки продуктів буде представлено учасникам: один, декілька?

 

  • Тип заходу: мережеві івенти.
  • Запитання: чого ви плануєте досягти: об’єднати потенційних клієнтів на певному сайті, збільшити кількість передплатників в групі Facebook?

 

  • Тип заходу: громадські івенти.
  • Запитання: який характер носить захід: офіційний, неофіційний? Яку підібрати музику, щоб учасники відчували себе комфортно?

 

  • Тип заходу: церемонії нагородження.
  • Запитання: коли буде передбачено F&B (Food and Beverage): під час церемонії, після? В якій формі буде проводитися захід?

Робота event менеджер на цьому етапі тільки починається, адже крім визначення цілей, необхідно оцінити життєздатність події, прорахувати бюджет. А також зіставити цілі та наявні грошові кошти, визначивши, чи вийде досягти бажаного при доступному бюджеті?

Крок другий: продумати тематику, спроектувати каркас

На даному етапі відбувається практично все найважливіше для майбутнього події: визначається концепція, прописується приблизний сценарій заходу, а також вибудовується фундамент, так званий каркас івенту.

Перш, ніж шукати вакансії event, потрібно навчитися робити правильні «начерки». Як виглядає каркас заходи:

  • Що буде відбуватися на святі?
  • Хто буде виступати, в якій черговості?
  • Яке планування приміщення?
  • Де, як будуть розсаджені учасники?
  • Чи передбачено F&B? Коли?
  • Які декорації будуть переважати в оформленні?

І це лише початок! Адже з начерку тільки розпочинається створення картини, але саме начерк створює необхідний фундамент для подальшої роботи.

Крок третій: зосередити увагу на деталях

Кожен event manager – це свого роду художник, який кожним новим мазком пензля доповнює, вдосконалює картину. Так ось, чим більше фарб ляже в основу створення полотна під назвою «захід», тим більш досконалим буде готовий витвір мистецтва.

Event manager это

Саме тому так важливо приділити увагу деталям:

  • Знайти, домовитися з підрядниками, постачальниками.
  • Укласти договори з лекторами, спікерами, виконавцями.
  • Створити сайт, індивідуальний додаток для майбутнього заходу.
  • Надіслати запрошення учасникам.
  • Запустити рекламну кампанію в соціальних мережах.
  • Встановити зв’язок з гостями заходу.
  • Обговорити розклад виступів із запрошеними спікерами і т.д.

Кількість подібних деталей досить велика, і залежить, від підходу, професіоналізму організатора свят, типу заходу.

Крок четвертий: втілити задумане

Залежно від масштабу заходу вказаний етап може охоплювати декілька днів до свята та безпосередньо сам день X! Event manager – це фахівець, який контролює всі, в тому числі, і такі аспекти:

  1. Декорування, установка, перевірка технічного забезпечення, програвання саундтреків, показу відео.
  2. Прибуття учасників, реєстрація.
  3. Надання гостям послуг, спілкування з ними.
  4. Управління проблемами та надзвичайними ситуаціями, які виникають в процесі заходу.
  5. Виступи виконавців, спікерів.

Крок п’ятий: вибудувати комунікацію після заходу

Event manager – це професіонал, робота якого закінчується тільки після отримання зворотного зв’язку від гостей, учасників. Організатори повинні обов’язково дізнатися, що сподобалося гостям, а що потрібно змінити, вдосконалити в наступний раз.

Як стати івент менеджером? Найшвидший, перевірений спосіб – пройти курси event management в Great Event School!