Робота в організації заходів часто буває непередбачуваною, а тому вимагає від фахівця спритності, винахідливості, вміння виходити зі складних ситуацій. Іноді, незважаючи на весь професіоналізм організатора, виникають непередбачувані обставини (форс-мажори), при яких тільки швидка реакція івент менеджера може врятувати захід від зриву.

Отже, які можуть виникнути форс-мажори і що потрібно робити, щоб захід пройшов, як по маслу? Розглянемо декілька варіантів:

  • Відключили електрику

Неприємна, але цілком вирішувана проблема, особливо, якщо електрику відключили не під час заходу, а хоча б за декілька годин до початку.

Що робити? Заздалегідь уточнити, чи є резервний генератор, чи буде на заході черговий технічний фахівець, дізнатися контактні дані аварійних служб. Гостям же слід запропонувати перекусити та випити, це допоможе їм скоротати час до вирішення проблеми.

  • Спікер, лектор, музичний гурт не змогли приїхати

Думаємо, що кожен асистент івент менеджера, який навіть не закінчив курси організатора заходів, повинен розуміти, що подібний форс-мажор загрожує великими проблемами. Ось декілька можливих сценаріїв:

Що робити? Якщо спікер лише один із багатьох, то його можна просто виключити з програми. Якщо виступаючий – «цвях» всього заходу, то слід подумати про надання рівнозначного спікера, лектора або перенесення самого свята.

  • Недостатньо потужний Інтернет

Про цю проблему завжди стає відомо заздалегідь, так як обладнання тестується перед запуском, потужність Інтернету та якість з’єднання перевіряється.

Що робити? Все просто, достатньо замовити окремий канал, який буде працювати виключно для учасників вашого заходу. Це допоможе знизити навантаження на мережу та забезпечити досить потужний Інтернет.

Работа в организации мероприятий

  • Погана погода

Робота в організації заходів передбачає не тільки вміння уникати форс-мажорів, але й долати або підлаштовуватися під них. Якщо погода на потрібний день обіцяє бути не сонячною, а дощовою, то слід передбачити це при підготовці.

Що робити? При монтажі локації зафіксувати все таким чином, щоб встояло при сильному вітрі, продумати намети, тенти на випадок дощу, приділити особливу увагу безпеці та електриці.

  • Відео не записалося

Рідко, але трапляється, адже збій обладнання буває дуже несподіваним. Якщо не записався маленький шматочок, то можна продати запис зі знижками або навіть віддати безкоштовно. Якщо ж запис сильно постраждав, то потрібно підійти до вирішення проблеми більш відповідально.

Що робити? Можна перезаписати або, якщо це неможливо, то повернути гроші тим, хто вже вніс оплату.

  • Не читається флешка / не відкривається файл із презентацією

Робота в event агентстві часто робить з фахівця параноїка, однак, це рятує сам захід. Адже вирішити описану вище проблему можна тільки в тому випадку, якщо підготуватися до її виникнення заздалегідь.

Що робити? Дізнатися, якої марки ноутбук буде перебувати на локації, уточнити у спікера формат, в якому він робить файл, а ще краще, попросити виступаючого заздалегідь скинути презентацію або інший файл.

Які ще можуть бути форс-мажори?

Безліч! Передбачити та описати все нереально. Може не приїхати підрядник, спікер побажати виступати тільки зі своїм ноутбуком, трапитися землетрус або повінь, а може бути не готова локація до проведення заходу. Що робити? Закінчити курси event від Great Event School, на яких можна отримати всі необхідні знання, починаючи з того, як стати івент менеджером, та закінчуючи тим, як вийти з форс-мажорної ситуації гідно.