Кожен помічник в організації заходів за свою кар’єру неодноразово стикався з масштабними івентами, які привертають увагу великої кількості учасників. Це тягне за собою черги, які можуть дратувати і нервувати гостей. Як бути?

Так як робота івент менеджер (Київ) – це турбота про кожного учасника, ми пропонуємо декілька дієвих прийомів. Вони допоможуть уникнути негативних емоцій і зробити очікування в черзі більш комфортним для гостей. Розглянемо п’ять порад, якими може скористатися кожен менеджер з організації заходів (вакансії можна знайти на сайті компанії).

Інформуйте учасників про те, що відбувається

Що може бути гірше, ніж стояти в черзі з 500 чоловік? Звичайно ж, нерозуміння того, чому така черга виникла. Саме тому, щоб заспокоїти учасників, слід повідомляти їм всю доступну інформацію. Можна навіть розставити по локації чергових, які будуть знаходитися на початку, в середині і в кінці черги, і зможуть відповісти гостям на запитання, що їх цікавлять.

Ретельно продумайте процес реєстрації

Робота івент менеджер (Київ) – це не просто організація заходів, це продумування всіх кроків, які допоможуть заощадити час, гроші, а також інші ресурси, отримавши при цьому крутий результат. Ось декілька варіантів, які допоможуть уникнути черг:

  • Запропонувати учасникам електронну реєстрацію. Причому така реєстрація може здійснюватися як заздалегідь, так і в день заходу.
  • Створити мобільний додаток для реєстрації в декілька кліків. Цей варіант є найбільш оптимальним, адже дає можливість оперативно зареєструватися, а на місці отримати карту або бейдж учасника.
  • Організувати попередню реєстрацію. Якщо бюджет не дозволяє перевести цю дію в онлайні, то можна запропонувати учасникам зареєструватися заздалегідь. До речі, можна обміркувати варіант реєстрації по телефону.
  • Підключити до роботи весь вільний персонал. Якщо ж ситуація склалася так, що всіх потрібно зареєструвати вручну перед заходом, то залучіть всіх вільних співробітників. Адже свято все рівно не почнеться, поки всі гості не опиняться в залі.

работа ивент менеджер Киев

Встановіть попередній запис

Ця порада актуальна для заходів, чисельність яких перевищує декілька тисяч учасників (фестивалі, ярмарки). Для того щоб уникнути черг, можна встановити попередній запис і певні ліміти. Тим самим, організаторам доведеться тільки перевіряти, чи є дані учасника в системі, замість того, щоб вводити їх вручну.

Розглянемо на прикладі: організовується щорічний фестиваль безкоштовної їжі, який зазвичай відвідує близько 3000 учасників. Можна встановити попередній запис для гостей, при цьому позначивши, що кожну годину може зайти тільки 400 учасників. Самих же гостей слід попередити, що потрібно прийти за п’ятнадцять хвилин до свого часу.

Зробіть очікування в черзі комфортним

Якщо помічник event менеджера (вакансії можна знайти на сайті роботи) не може уникнути черг, то потрібно зробити, щоб очікування було максимально приємним. Як цього можна досягти?

  • Погодні умови. Зробіть так, щоб учасникам не доводилося мокнути під дощем або мучитися від спеки під час очікування.
  • Їжа та напої. Організуйте невеликий перекус для гостей, якщо розумієте, що очікування затягнеться.
  • Відпочинок. Подбайте про те, щоб учасникам не доводилося стояти по декілька годин.
  • Інтерактивні розваги або корисна інформація. Подумайте про те, як позбавити гостей від нудьги в черги. Це можуть бути карткові трюки, розповідь про програму заходу або навіть попереднє знайомство з лекторами.

Як стати хорошим організатором, для якого будь-яка робота івент менеджер (Київ) буде під силу? Закінчити курси організатора заходів (Київ) від Great Event School.