Обов’язки event менеджера досить великі, але можуть змінюватися в залежності від івент компанії, займаної посади і навіть досвіду роботи. Подаючи резюме event менеджер на вакансії event агентств, слід задуматися про те, які заходи ви хочете організовувати.

Що таке event менеджер? Це фахівець, який знає про підготовку свят все, вміє контролювати процеси, вникати в деталі, і, звичайно ж, спілкуватися з людьми. Кожен асистент event менеджера повинен розуміти, як вибудовувати комунікацію зі спікерами, що прописувати в договорі, на що звертати першочергову увагу.

Обов’язки event менеджера: поради по комунікації

Організація свят курси: круті digital-інструменти

Недостатньо просто прочитати обов’язки event менеджера, їх потрібно виконувати, адже від цього залежить успіх кожного конкретного заходу. Ось декілька правил, які допоможуть в спілкуванні зі спікерами конференцій, лекцій, семінарів:

  • Обов’язково укладайте договір

Кожен, хто виконує обов’язки event менеджера, повинен розуміти, що без договору спікер не несе ніякої відповідальності, а тому легко може підвести організатора і зірвати захід.

Що повинен зробити івент менеджер? Прописати в договорі всі умови, санкції (у першу чергу, фінансові), а також вимоги до спікера. Це допоможе захистити інтереси як івент компанії, так і замовника.

  • Встановлюйте терміни здачі презентації

Презентація – обличчя всієї конференції. Від її якості залежить сприйняття учасників, розуміння матеріалу, а значить, і загальне враження від всього заходу. Чого не повинно бути в презентації?

  • Орфографічних, пунктуаційних і граматичних помилок.
  • Дрібного шрифту, який неможливо прочитати.
  • Безлічі яскравих кольорів, які ріжуть очі при перегляді.
  • Великої кількості тексту.

Саме для перевірки всіх цих пунктів, загальної якості презентації та формату, організатор повинен отримати презентацію мінімум за 10 днів до самої конференції.

  • Завжди готуйте запасного спікера

В обов’язки event менеджера входить передбачення всіх можливих форс-мажорів. Адже яким би відповідальним не був спікер, може статися щось, що від нього просто не залежить. Тому завжди потрібно бути готовим до того, що доведеться викликати іншого спікера на конференцію.

  • Надайте потрібну інформацію спікеру

У безпосередні обов’язки event менеджера входить надання інформації щодо заходу спікеру. Що слід повідомити?

  • Дата, час, місце проведення конференції.
  • Програма заходу.
  • Завдання спікера.
  • Тривалість виступу.
  • Схема проїзду на локацію, схема проходу в зал.
  • Місце парковки та інші моменти.
  • Не забувайте про репетиції

Спікер повинен хоч раз побувати на локації заздалегідь, звикнути до сцени, проговорити виступ вголос, прокрутити презентацію. Це допоможе, як освоїтися, так і зрозуміти всі технічні моменти.

  • Обговорити всі деталі виступу

В обов’язки event менеджера входить також і відстоювання інтересів кожного спікера. Тому варто обговорити можливість відповідей на запитання в процесі або після завершення виступу, побажання спікера до організаторів конференції. Від вирішення всіх нюансів залежать взаємовідносини з цією людиною і можливість подальшої співпраці.

Думаєте, що event організація заходів – це ваше покликання? Хочете дізнатися про всі обов’язки event менеджера? Тоді записуйтеся на курси в Great Event School!