Event manager – это человек-оркестр, человек-невидимка и Брюс всемогущий в одном лице. Так, по крайней мере, думают заказчики. Отчасти они правы, ведь организация мероприятий достаточно стрессовая работа, которая влечет за собой большой груз ответственности и комок нервов.

Страшным сном любого ивент менеджера является провальная организация. Когда все шло хорошо и ничего не предвещало беды, как вдруг пазлы, которые вы так тщательно подбирали один под один – посыпались и всё пошло коту под хвост.

Самыми первыми звоночками, что мероприятие будет с трудностями или большими форс-мажорами (потому как малые нестыковки случаются практически всегда) служат определенные фразы, которые мы рассмотрим ниже и поймем, как на них правильно реагировать.

Ненавистные фразы ивент менеджера: наш ТОП 10

  1. «Давайте так же, только сократим бюджет в 3 раза.»

    Это классика! Мы с точностью можем утверждать, что её слышал в той или иной интерпретации каждый ивент менеджер. Первое, что необходимо сделать – глубокий вдох и выдох. Потом мягко объяснить заказчику что, если он хочет видеть данное мероприятие именно таким, как его описал – придется вложить средства. Или же предложить аналогию без лишних затрат, но тогда честно предупредить, что ожидания не подтвердятся реальностью.

  2. «Мы не можем объяснить, что не так с этим дизайном, он просто не такой — и все!»

    Хорошая фраза. Сами ивент менеджеры иногда не понимают, что не так с этим стендом, но он им не нравиться. Потому мы ищем другой, тот, который удовлетворит наши потребности. Желание заказчика необходимо уважать. Потому, покажите ему еще 2-3 нестандартных дизайна. Как гласит опыт, повертев носом, заказчик обрадуется именно первому варианту, который вы показывали ранее. 

  3. Фраза за день до мероприятия: — «У нас появилась суперидея!»

    Любые идеи нужно выслушать. Вы всегда можете использовать её в последующих организациях. Если эта идея выполнима – выполняйте. Даем гарантию, что заказчик будет вашим пожизненно! Если данное пожелание не выполнимо, объясните почему его не стоит реализовывать (прописанный сценарий, выставлен звук, свет, сцена и т.д.)

  4. «Нам надо не так, как делают все.»

    На эту фразу можно ответить, что мы не как все и делаем организацию исключительно для вас. На самом деле, любое мероприятие готовится для каждого заказчика индивидуально, здесь нет шаблонности и постоянства в проведении мероприятий.как стать ивент менеджером

  5. «Добавьте, пожалуйста, (перечень позиций в бюджет), но общий бюджет не должен измениться.»

    Смотрите пункт 1. Отметим, если перечень не большой и несущественно повлияет на бюджет – добавьте. Если это превышает бюджет на 20-30% необходимо доходчиво объяснить заказчику этот момент и предложить альтернативу.

  6. «Можно нам заказать такие же наборы, но не по 1000 грн, а по 700 грн?»

    Здесь необходимо сказать, что мы обязательно поищем более бюджетный вариант. Но если бюджетнее ничего не найдется, тогда будем заказывать по 1000 грн. Кроме этого, вариант бюджетнее может быть менее качественным. Такие риски также важно озвучить заказчику.

  7. «А мы уже договорились с поставщиками, вот контакты, свяжитесь и оплатите/Мы решили оплатить площадку напрямую. Пожалуйста, проконтролируйте качество ее работы.»

    Обычно ивент менеджер имеет в своем арсенале огромный список надежных и проверенных подрядчиков, с которыми он прошел огонь, воду и медные трубы. Организаторы не любят, когда приходится работать с непроверенными подрядчиками. Это наверняка означает, что будут заминки. Потому стоит объяснить этот нюанс заказчику. Если клиент все же настаивает, необходимо бежать и договариваться с новыми подрядчиками. Вдруг они окажутся профессионалами своего дела и ваш список пополнится.

  8. «У нас нет конкретного бюджета, рассмотрим все ваши предложения.»

    Вроде простой вопрос, но очень каверзный. Здесь можно уйти в дебри предложить такие варианты, которые отпугнут заказчика высокой ценой. Или откровенно продешевить. В этом моменте не нужно спешить, пообщайтесь с клиентом, выясните, сколько они примерно потратили на организацию прошлого мероприятия и что для них приемлемо, а что нет. Исходя из этого, вы сможете предложить более адекватное решение.

  9. У меня есть небольшая правка в презентации (за 2 минуты до выхода спикера на сцену).

    Часто встречающаяся ситуация. Здесь нужно реагировать спокойно. Если правка оправдана и небольшая, тогда пропустите её. Если правка такова, что необходимо изменить треть текста, тогда объясните заказчику/спикеру, что презентация превосходна, она прошла несколько редакций и в ней все идеально. Любые правки её только испортят.

  10. Во время мероприятия: «Давайте кое-что изменим в сценарии.»

    Опять же, если это можно изменить, можно рискнуть. Если нет, тогда смотрите пункт 9.

 

Главное в работе ивент менеджера – это спокойствие и здравый смысл. Даже когда всё вокруг не так, вы должны иметь холодную голову.

Помните: невыполнимых задач нет!