Как создать ивент-агентство с нуля на 300 долларов. Яна Матвийчук об основании ARENA CS

Яна Матвийчук основала ивент-агентство ARENA CS в 2004 году, имея при этом всего 300 долларов в кармане.

Начало карьеры. Яна Матвийчук

Карьеру Яна Матвийчук начала после первого курса университета. Вернувшись из отпуска, Яна увидела на столе записку от отца: «Иди работай. Папа». В записке также были контакты Музея Гетманства в Киеве. Там Яна поработала 4 года.

Потом она устроилась работать в компанию, которая занималась продажей курсов и тимбилдингов. В этой компании Яна проработала несколько месяцев. За это время Яна Матвийчук начала размещать объявления в Интернете – в 2004 году! – о том, что она профессионально занимается организацией ивентов. Однако это не принесло результатов, и Яна ушла из компании, начав работу в отеле.

В определенный момент времени Яна Матвийчук получила звонок от девушки, которая порекомендовала ее как профессионального организатора мероприятий. Это была встреча для международной организации с несколькими десятками участников. Яна организовала это мероприятие, когда у нее ничего не было, даже открытого банковского счета.

Сотрудничество с американцами

Проектом, который стал ключевым для будущей реализации Яны как предпринимателя, стала совместная работа с американцами. Это произошло именно в 2004 году, в период начала Помаранчевой революции. В то время было полное непонимание того, каким будет будущее Украины.

Однако жизнь в стране продолжала свой ход. Именно тогда одна из участниц предыдущего мероприятия порекомендовала Яну Матвийчук своим друзьям в США. Этот звонок изменил всё будущее.

Проект заключался в том, что в Украину должны были приехать представители из 150 стран мира – об этом Яна Матвийчук узнала на встрече с заказчиком-американцем.

Благодаря знанию английского Яна смогла объяснить клиенту, что провести такое мероприятие в Киеве фактически невозможно. Например, в 2004 году в Киеве был всего один 5-звездочный отель. Также не было помещений, где можно было бы провести мероприятие такого масштаба.

В тот момент Яна Матвийчук была очень откровенной с будущим клиентом относительно состояния инфраструктуры в Киеве и возможностей проведения мероприятий. Эта откровенность позже позволила построить тесные партнерские отношения на долгие годы. Стало ясно: доверие – это высшая ценность в партнерстве.

После встречи этот американец пригласил Яну как эксперта присутствовать на всех встречах с компаниями-претендентами на проведение этого мероприятия. Для Яны Матвийчук это была возможность увидеть всех конкурентов. По словам Яны, все они предлагали мероприятия с традиционными украинскими блюдами и устаревшим подходом в управлении. Все они были одинаковы и не предлагали ничего интересного. Американцы ожидали инноваций в подходе к организации такого масштабного мероприятия. Это был 2004 год, и рынок ивент-менеджмента был еще несформированным: в основном организацией событий занимались не профессиональные компании, а туристические агентства. Подход Яны понравился требовательным американским клиентам.

Звонок в Вашингтон

После нескольких встреч в Киеве с Яной и другими агентствами заказчики из США долго не отвечали на звонки. Тогда Яна Матвийчук решила позвонить сама в Вашингтон и убедить заказчиков заключить с ней контракт на организацию мероприятия. На автоответчике Яна Матвийчук оставила сообщение с предложением организовать Ассамблею в Киеве.

К концу недели ей позвонили и сказали, что им нравятся условия, и они готовы подписать контракт на следующей неделе. По словам Яны Матвийчук, каждый день до подписания контракта она просыпалась утром в шоке, потому что у нее не было зарегистрированного предпринимательства и банковского счета. За неделю Яна смогла открыть счета, зарегистрировать деятельность и подписать контракт с американцами.

Проектом от американцев была Ассамблея, которая должна была состояться в 2008 году – через 4 года. В то время, когда в стране разворачивалась Революция, Яна Матвийчук взяла на себя обязательство пригласить на Ассамблею Президента Украины, отправить приглашения в более чем 100 стран мира 650 участникам. Сумма контракта составляла 2 миллиона долларов.

Позднее американцы сообщили Яне, что изначально они планировали провести Ассамблею в другой стране, но затем на них связалась какая-то «сумасшедшая», предоставила убедительное предложение, и они все же решили выбрать Украину.

За эти 4 года Яна поняла, что нужно создавать собственный бизнес, потому что работать 4 года ради одного мероприятия невозможно. Именно эта ситуация подтолкнула Яну Матвийчук к созданию собственной компании. Так Яна Матвийчук основала ивент-агентство ARENA CS в 2004 году.