Event manager – це людина-оркестр, людина-невидимка і Брюс всемогутній в одній особі. Так, принаймні, думають замовники. Частково, вони мають рацію, адже організація заходів досить стресова робота, яка тягне за собою великий тягар відповідальності і клубок нервів.

Жахливим сном будь-якого  івент менеджера є провальна організація. Коли все йшло добре і нічого не віщувало біди, як раптом пазли, які ви так ретельно підбирали один під один – посипалися і все пішло коту під хвіст.

Найпершими дзвіночками, що захід буде з труднощами або великими форс-мажорами (тому що малі нестиковки трапляються практично завжди) служать певні фрази, які ми розглянемо нижче і зрозуміємо, як на них правильно реагувати.

Ненависні фрази івент менеджера: наш ТОП 10

1. “Давайте так само, тільки скоротимо бюджет в 3 рази”

Це класика! Ми з точністю можемо стверджувати, що її чув в тій чи іншій інтерпретації кожен івент менеджер. Перше, що необхідно зробити – глибокий вдих і видих. Потім м’яко пояснити замовнику що, якщо він хоче бачити даний захід саме таким, як його описав – доведеться вкласти фінанси. Або ж запропонувати аналогію без зайвих витрат, але тоді чесно попередити, що очікування не підтвердяться реальністю.

2. “Ми не можемо пояснити, що не так з цим дизайном, він просто не такий – і все!”

Гарна фраза. Самі івент менеджери іноді не розуміють, що не так з цим стендом, але він їм не подобається. Тому ми шукаємо інший, той, який задовольнить наші потреби. Бажання замовника необхідно поважати. Тому, покажіть йому ще 2-3 нестандартних дизайна. Як свідчить досвід, покрутивши носом, замовник зупинить вибір на першому варіанті, який ви показували раніше.


3. Фраза за день до заходу: – “У нас з’явилася суперідея!”

Будь-які ідеї потрібно вислухати. Ви завжди можете використати її в наступних організаціях. Якщо ця ідея здійсненна – виконуйте. Даємо гарантію, що замовник буде вашим довічно! Якщо дане побажання не може бути виконаним, поясніть чому його не варто реалізовувати (прописаний сценарій, виставлений звук, світло, сцена і т.д.)

4. “Нам треба не так, як роблять усі.”

На цю фразу можна відповісти, що ми не як всі і робимо організацію виключно для вас. Насправді, будь-який захід готується для кожного замовника індивідуально, тут немає шаблонності і сталості в проведенні заходів.

как стать ивент менеджером

5. “Додайте, будь ласка, (перелік позицій в бюджет), але загальний бюджет не повинен змінитися.”

Дивіться пункт 1. Відзначимо, якщо перелік не великий і не суттєво вплине на бюджет – додайте. Якщо це перевищує бюджет на 20-30% необхідно дохідливо пояснити замовникові цей момент і запропонувати альтернативу.

6. “Можна нам замовити такі ж набори, але не по 1000 грн, а по 700 грн?”

Тут необхідно сказати, що ми обов’язково пошукаємо більш бюджетний варіант. Але якщо нічого не знайдеться, тоді будемо замовляти по 1000 грн. Крім цього, варіант бюджетніше може бути менш якісним. Такі ризики також важливо озвучити клієнту.

7. “А ми вже домовилися з постачальниками, ось контакти, зв’яжіться та оплатіть / Ми вирішили оплатити майданчик безпосередньо. Будь ласка, проконтролюйте якість її роботи.”

Зазвичай, івент менеджер має в своєму арсеналі величезний список надійних і перевірених підрядників, з якими він пройшов вогонь, воду і мідні труби. Організатори не люблять, коли доводиться працювати з неперевіреними підрядниками. Це напевно означає, що будуть затримки. Тому варто пояснити цей нюанс замовнику. Якщо клієнт все ж наполягає, необхідно бігти і домовлятися з новими підрядниками. Раптом вони виявляться професіоналами своєї справи і ваш список поповниться.

8. У нас немає конкретного бюджету, розглянемо всі ваші пропозиції.

Начебто просте питання, але дуже каверзне. Тут можна “піти в хащі” запропонувати такі варіанти, які відлякають замовника високою ціною. Або відверто продешевити. У цьому моменті не потрібно поспішати, поспілкуйтеся з клієнтом, з’ясуйте, скільки вони приблизно витратили на організацію минулого заходу і що для них прийнятно, а що ні. Виходячи з цього, ви зможете запропонувати більш адекватне рішення.

9. “У мене є невелика правка в презентації (за 2 хвилини до виходу спікера на сцену).”

Найпоширеніша ситуація. Тут потрібно реагувати спокійно. Якщо правка виправдана і невелика, тоді виконайте її.  Якщо правка така, що необхідно змінити третину тексту, тоді поясніть замовнику/спікеру, що презентація чудова, вона пройшла кілька редакцій і в ній все ідеально. Будь-які правки її тільки зіпсують.

10. Під час заходу: “Давайте дещо змінимо у сценарії.”

Знову ж, якщо це можна змінити, можна ризикнути. Якщо немає, тоді дивіться пункт 9.

Головне в роботі івент менеджера – це спокій і здоровий глузд. Навіть коли все навколо не так, ви повинні мати холодну голову.

Пам’ятайте: нездійсненних завдань немає!