Громкое заявление о себе, может дать успешный старт делу вашего заказчика. Потому, так важно правильно организовать онлайн мероприятие и просчитать все, до мельчайших деталей. Ведь в онлайн ивенте совершенно не те правила, которые рулят в офлайн. Давайте разберем основные шаги к подготовке эффективного олнайт ивента.

10 шагов для создания успешного онлайн мероприятия

  1. Определить целевую аудиторию и бизнес-задачу для мероприятия.

Важно максимально точно понимать свою аудиторию: кто она, как ее заинтересовать продвигаемыми услугами и какие ее дополнительные потребности. На основе этого у вас получиться ясно и точно сформулировать задачу. Понимание этой ступени – даст вам полную картину о посетителях мероприятия.

2. Определить темы онлайн ивента.

Так как вы уже знаете свою аудиторию, вам не составит труда остановиться на тех темах, которые ей интересны и отвечают на основные запросы. Как рекомендация, добавьте в свое мероприятие глубокую экспертизу выбранной темы и её реализованные кейсы.

3. Выбранные темы + пул спикеров = успех!

Специалистам, которые посещают онлайн мероприятия необходима профессиональная информация. Им не интересно слушать консультантов. Куда больший интерес вызывают представители компаний, которые имеют опыт выхода из кризисных ситуаций, понимают всю глубину темы и могут поделиться уникальными знаниями. Поэтому ваша задача, найти максимально авторитетных лидеров в своем направлении.

4. Создать лендинг мероприятия.

В него обязательно должны входить такие пункты:

  • Описание онлайн ивента с объяснением для кого оно;
  • Программа с описанием спикеров (желательно с фото) и четким таймингом;
  • Список партнеров мероприятия;
  • После всей перечисленной информации, должна следовать форма регистрации на мероприятие + автоматическое письмо, которое подтвердит регистрацию;
  • Так как после онлайн ивента все участники получат его запись, должна быть форма для согласия на обработку персональных данных;
  • Создание отдельного чата для аудитории, в котором они могут задать вопросы спикерам в реальном времени.

5. Поиск модератора.

Во время онлайн трансляции очень часто происходит потеря аудитории, её внимания и активности. Чтобы этого не произошло, нужен харизматичных и опытный модератор, который задает настрой спикерам, вовлекает и мотивирует аудиторию.

Здесь может быть два варианта решения вопросы: позвать внешнего модератора (известного ведущего, журналиста). А можно пригласить внутреннего модератора, тогда в этом варианте необходимо пройти с ним некую репетицию, чтобы понимать временные рамки и определить для себя возможные риски.

организатор мероприятий профессия

6. Организация технических созвонов со спикерами мероприятия.

В онлайне картинка очень важна. Потому выделите время и созвонитесь со спикерами для уточнения места, откуда они будут проводить свой эфир. Если этого не сделать, возможен вариант вещания важной информации спикера, с кухонными занавесками на заднем фоне или любыми другими неуместными картинами. Также важно проверить освещение и уровень фонового шума, который может присутствовать у спикера.

7. Предзапись эфира.

В онлайн мероприятии также полно разных форс-мажоров и сложностей. Так как время сейчас достаточно непростое, проведите предзапись каждого спикера, так как он может заболеть, или не сработает интернет соединение, могут возникнуть и другие причины. Оцените, как скажется на общей программе мероприятия отсутствие каждого спикера. В случае срывов, вы сможете сохранить изначальную программу онлайн ивента и просто включить запись эфира.

8. Организация промо.

Для этого используйте рассылки и посты в социальных сетях для своей целевой аудитории.  Привлеките медиа и партнеров мероприятия. Так о вашем ивенте узнает максимальное количество потенциальных посетителей.

event работа

9. За день до назначенного мероприятия.

Перепроверьте максимально тщательно все описанные выше пункты. Созвонитесь со спикерами, модератором, уточните все нюансы по связи, медиа, видео и т.д. Проверьте лендинг и проведите напоминающую рассылку о завтрашнем событии. Для большей оперативности и удобства создайте рабочий чат, в котором будет вся задействованная команда + техническая поддержка мероприятия.

10. В день онлайн ивента.

Вы отлично поработали и теперь необходимо убедиться, чтобы всё работало и все были на своих местах. Вам необходимо приехать на рабочее место минимум за 3 часа до начала ивента, проверить технических чек-лист, подключить всех к видеотрансляции, переговорить с модератором для уточнения последних нюансов. После начала мероприятия, убедитесь, что идет запись события и общий чат, для постановки вопросов, работает.

После мероприятия необходимо провести обзвон всех тех, кто был заявлен на онлайн ивент и предоставить им запись события. Для оценки своей работы, соберите обратную связь (что понравилось, а где были не понятные моменты).

Только после этого онлайн мероприятие и ваша работа над ним может быть закончена. Если были какие-то форс-мажорные ситуации, проработайте их с командой еще раз, чтобы в будущем быть более подготовленными к разного рода сложностям.

Для более детальной проработки и понимания в организации онлайн ивентов, предлагаем записаться вам на курс «Event manager за 50 часов».