Гучна заява про себе може дати успішний старт справі вашого замовника. Тому так важливо правильно організувати онлайн захід і прорахувати все, до найдрібніших деталей. Адже в онлайн івенті зовсім не ті правила, які керують в офлайн. Давайте розберемо основні кроки до підготовки ефективного олнайт івента.

10 кроків для створення успішного онлайн заходу

1. Визначити цільову аудиторію та бізнес-завдання для заходу.

Важливо максимально точно розуміти свою аудиторію: хто вона, як її зацікавити послугами, що просуваються, і які її додаткові потреби. На основі цього у вас вийде ясно і точно сформулювати завдання. Розуміння цього ступеня дасть вам повну картину про відвідувачів заходу.


2. Визначити теми онлайн івента.

Так як ви вже знаєте свою аудиторію, вам не важко зупинитися на тих темах, які їй цікаві і відповідають на основні запити. Як рекомендація, додайте до свого заходу глибоку експертизу обраної теми та її реалізовані кейси.

3. Вибрані теми + пул спікерів = успіх!

Фахівцям, які відвідують онлайн заходи, необхідна професійна інформація. Їм не цікаво слухати консультантів. Набагато більшого інтересу викликають представники компаній, які мають досвід виходу з кризових ситуацій, розуміють всю глибину теми та можуть поділитися унікальними знаннями. Тому ваше завдання знайти максимально авторитетних лідерів у своєму напрямку.

4. Створити лендінг заходу.

До нього обов’язково мають входити такі пункти:

  • Опис онлайн івента з поясненням для кого захід;
  • Програма з описом спікерів (бажано з фото) та чітким таймінгом;
  • Список партнерів заходу;
  • Після всієї перерахованої інформації, має бути форма реєстрації на захід + автоматичний лист, який підтвердить реєстрацію;
  • Оскільки після онлайн івента всі учасники отримають його запис, має бути форма для згоди на обробку персональних даних;
  • Створення окремого чату для аудиторії, де вони можуть поставити питання спікерам у реальному часі.

5. Пошук модератора.

Під час онлайн трансляції дуже часто відбувається втрата аудиторії, її уваги та активності. Щоб цього не сталося, потрібен харизматичний та досвідчений модератор, який задає настрій спікерам, залучає та мотивує аудиторію.
Тут можуть бути два варіанти вирішення питання: покликати зовнішнього модератора (відомого ведучого, журналіста). А можна запросити внутрішнього модератора, тоді в цьому варіанті необхідно пройти з ним репетицію, щоб розуміти часові рамки і визначити для себе можливі ризики.

организатор мероприятий профессия
6. Організація технічних дзвонів зі спікерами заходу.

В онлайні картинка дуже важлива. Тому виділіть час і зателефонуйте спікерам для уточнення місця, звідки вони будуть проводити свій ефір. Якщо цього не зробити, можливий варіант виступу  спікера, з кухонними вивісками на задньому фоні або будь-якими іншими недоречними картинами. Також важливо перевірити освітлення та рівень фонового шуму, який може бути у спікера.

7. Передзапис ефіру.

В онлайн заході також багато різних форс-мажорів та складнощів. Так як час зараз досить непростий, проведіть передзапис кожного спікера, оскільки він може захворіти, або не спрацює інтернет-з’єднання, можуть виникнути й інші причини. Оцініть, як позначиться на спільній програмі заходу відсутність кожного спікера. У разі зривів, ви зможете зберегти початкову програму онлайн івенту та просто включити запис ефіру.

8. Організація промо.

Для цього використовуйте розсилки та пости у соціальних мережах для своєї цільової аудиторії. Залучіть медіа та партнерів заходу. Так про ваш івент дізнається максимальна кількість потенційних відвідувачів.

event работа
9. За день до призначеного заходу.

Перевірте ще раз ретельно всі описані вище пункти. Зателефонуйте спікерам, модератору, уточніть всі нюанси зв’язку, медіа, відео тощо. Перевірте лендинг і проведіть розсилку, що нагадує про завтрашню подію. Для більшої оперативності та зручності створіть робочий чат, в якому буде вся команда  + технічна підтримка заходу.

10. У день онлайн івента.

Ви чудово попрацювали і тепер необхідно переконатися, щоб усе працювало та всі були на своїх місцях. Вам необхідно приїхати на робоче місце щонайменше за 3 години до початку івента, перевірити технічний чек-лист, підключити всіх до відеотрансляції, переговорити з модератором для уточнення останніх нюансів. 

Після початку заходу, переконайтеся, що йде запис події та загальний чат, для постановки питань, працює.

Після заходу необхідно провести обдзвон всіх тих, хто був заявлений на онлайн івент і надати їм запис події. Для оцінки своєї роботи зберіть зворотній зв’язок (що сподобалося, а де були не зрозумілі моменти).

Тільки після цього онлайн захід і ваша роботу над ним може бути закінчена. Якщо були якісь форс-мажорні ситуації, пропрацюйте їх із командою ще раз, щоб у майбутньому бути більш підготовленими до різноманітних складнощів.

Для більш детального опрацювання та розуміння в організації онлайн івентів пропонуємо записатися  на курс «Event manager за 50 годин».