Як створити івент-агенцію з нуля за 300$. Яна Матвійчук про заснування ARENA CS

Яна Матвійчук заснувала івент-агенцію ARENA CS у 2004 році з 300$ у кишені.

Початок кар’єри. Яна Матвійчук

Шлях до заснування ARENA CS Яна Матвійчук розпочала після першого курсу в університеті. Матвійчук Яна якраз повернулася з відпустки і побачила вдома на столі записку від батька: «Йди працюй. Тато». Окрім того, у записці були контакти Музею гетьманства у Києві. Там Яна пропрацювала 4 роки.

Потім була робота у компанії, яка заробляла на продажах курсів та тімбілдінгів. У компанії Яна пропрацювала декілька місяців. За цей час Яна Матвійчук розміщувала в Інтернеті – у 2004 році! – оголошення про те, що вона професійно займається організацією івентів. Результатів це ніяких не давало і Яна звільнилася з компанії та почала роботу у готелі.

За певний період часу Яні Матвійчук зателефонувала дівчина і сказала, що її порекомендували як професійного організатора заходів. Це була зустріч для міжнародної організації з декількома десятками учасників. Цей захід Яна організовувала, коли не мала нічого. Навіть відкритого банківського рахунку.

Співпраця з американцями

Вирішальним проєктом для майбутньої реалізації Яни як підприємиці стала співпраця з американцями. Це відбувалося якраз у 2004 році, коли починалася Помаранчева Революція. Тоді було повне нерозуміння того, яким буде майбутнє України.

Але країна продовжувала жити. Якраз тоді одна з учасниць попереднього заходу порекомендувала Яну Матвійчук своїм друзям у США. Цей дзвінок змінив все майбутнє.

Проєкт полягав у тому, що до України мали приїхати представники зі 150 країн світу – про це Яна Матвійчук дізналася на зустрічі з замовником-американцем.

Завдяки знанням англійської Яна змогла пояснити замовнику, що у Києві такий захід провести фактично неможливо. Наприклад, у 2004 році в Києві був лише один 5-зірковий готель. Також не було приміщень, де можна було б провести захід такого масштабу.

У той момент Яна Матвійчук була дуже відвертою з майбутнім клієнтом щодо стану інфраструктури в Києві та можливостей проведення заходів. Ця відвертість пізніше дозволила побудувати тісні партнерські відносини на довгі роки. Стало зрозуміло: довіра – це найвища цінність у партнерстві.

Після зустрічі цей американець запросив Яну як експертку побути на всіх зустрічах з компаніями-претендентами на проведення цього заходу. Для Яни Матвійчук це була можливість побачити всіх конкурентів. Зі слів Яни – всі пропонували захід з традиційними українськими стравами та застарілим підходом в менеджменті. Всі були однаковими і не пропонували нічого цікавого. Американці очікували якихось інновацій в підході до організації такого масштабного заходу. Це був 2004 рік і ринок івент-менеджменту був зовсім сирим: здебільшого організацією подій займались не професійні компанії, а туристічні агенції. Підхід же Яни сподобався вибагливим американським клієнтам.

Дзвінок у Вашингтон

Після кількох зустрічей в Києві з Яною та іншими агенціями американські замовники довго не виходили на зв’язок. Тоді Яна Матвійчук вирішила самостійно зателефонувати у Вашингтон і переконати замовників замовити організацію заходу саме у неї. На автовідповідачі Яна Матвійчук залишила повідомлення з пропозицією організувати Асамблею в Києві.

Під кінець тижня Яні зателефонували і сказали, що їм подобаються умови і наступного тижня вони готові підписати контракт. За словами Яни Матвійчук, кожен день до підписання контракту вона прокидалася зранку в шоці, бо вона не мала зареєстрованої підприємницької діяльності і рахунку в банку. За тиждень Яна змогла відкрити рахунки, зареєструвати діяльність та підписати контракт з американцями.

Проєктом від американців була Асамблея, яка мала відбутися у 2008 році – через 4 роки. В той час, коли в країні розгорнулася Революція, Яна Матвійчук взяла на себе зобов’язання запросити на Асамблею Президента України, розіслати запрошення у понад 100 країн світу 650 учасникам. Сума контракту складала 2 млн доларів.

Пізніше Яні  американці сказали, що вони вже хотіли проводити Асамблею в іншій країні, але потім їм зателефонувала якась «божевільна», надала переконливу пропозицію і вони вирішили все-таки обрати Україну.

Протягом цих 4 років Яна зрозуміла, що треба організовувати власний бізнес, бо працювати 4 роки заради одного заходу неможливо. Ця ситуація саме й підштовхнула Яну Матвійчук до створення власної компанії. Так Яна Матвійчук заснувала івент-агенцію ARENA CS у 2004 році.