Як стати організатором заходів? Сьогодні таке питання ставлять собі багато активних, комунікабельні і впевнених в собі людей. Якщо ви швидко знаходите спільну мову з оточуючими, ви точні в деталях, володієте креативної фантазією, вмієте грамотно розпоряджатися бюджетом, то можете спробувати себе в кар’єрі ІВЕНТОРА (івентщика). Катерина Хрістіченко, спікер школи навчання івенторів Great Event School, розповість вам про те, як стати організатором заходів і побудувати блискучу кар’єру в event бізнесі.

– Яка в тебе освіта, і чому ти вибрала професію event manager (Київ)?

Моя освіта абсолютно ніяк не пов’язане з івент сферою. Я закінчила біологічний факультет за спеціальністю «Еколог, охорона навколишнього середовища та збалансоване природокористування». Так як батьки завжди хотіли мене забезпечити «стабільною роботою», в наш нестабільний час, та й івент-менеджер обов’язки в моєму рідному місті Запоріжжі обмежувалися послугами тамади.

Для мене найстрашнішим були думки про нелюбої роботи. Роботі через силу і виключно заради грошей. Після ряду прочитаної літератури і батькових навчань я зрозуміла, що гроші можна заробляти і на роботі, яка приносить тобі натхнення і бажання працювати більше. Батько завжди говорив про те, що ти не повинна працювати. Робота від слова «раб». Ти повинна заробляти, отримуючи фінанси і кайф від цього. Тільки тоді буде енергія щастя всередині тебе, тоді і матеріальні ресурси відкриють для тебе потік.

І ось так, під час навчання на біофаку, мене через силу і сльози відправили в Інтершколи під егідою «Йди за своєю мрією». Я 2 місяці жила сама в Києві і ридала про те, як я хочу назад в Запоріжжя, в свою зону комфорту. Я пам’ятаю, що був випускний в Інтершколі, я прийшла додому і перед сном я дала запит всесвіту «або мені пропонують класну роботу і я залишаюся в Києві, або я повертаюся в Запоріжжі на свій улюблений біофак». Через пару днів я сяк-так склала резюме івент менеджера, прийшла на співбесіду і стартонув моя робота на Fashion Week. Так почалася моя робота івент менеджер (Київ).

– З чого взагалі почалася твоя реалізація в event індустрії?

З самого дитинства я активно брала участь в різних конкурсах, фестивалях, конференціях, і з кожним роком задавала собі питання: як стати організатором заходів великого масштабу? Моя реалізація в івент сфері почалася з університету – Голова Студентської ради, далі Депутат Молодіжної ради Запорізької області, Інтершкола, ведення різних глянцевих видань, Fashion Week, Міс Україна і, нарешті, знайшовши відповідні вакансії івент менеджер, почалася моя робота в івент-агентстві ARENA CS.

как стать организатором мероприятий

Напевно, як у більшості дівчат івенторів, особливо надихає картиною став уривок з кінофільму «Весільний переполох», де Дженніфер Лопес була дівчиною, яка подає приклад успішної бізнес-леді. Мені здавалося це «веселою» роботою, але, як показав мій досвід в організації проектів далі, – це була лише красива картинка, що приховує нереально великий обсяг роботи і відповідальності. Але найважливіше в будь-якій роботі – це бажання. Бажання вставати рано вранці, бажання їхати на локацію, бажання і натхнення реалізовувати щораз складніше і складніше завдання. І поки тебе це бажання не покидає – до тих пір ти будеш отримувати від роботи кайф. Кайф, коли бачиш обличчя щасливих клієнтів. У такі моменти розумієш – є сенс в твоїх діях.

Хто такий івент-менеджер? Як стати організатором заходів?

– Що тобі найбільше подобається в event-менеджменті?

Хто такий івент-менеджер? Це одночасно бухгалтер, таргетолог, копірайтер, монтажник, звукорежисер, светотехник, ресторанний критик, графічний дизайнер, логіст. Завдяки складним проектам, він поєднує в собі суперздатність багатофункціональності. Одночасно в голові у нього відбувається 980567327 процесів. І за кожен процес він тримає руку на пульсі і несе відповідальність не тільки перед клієнтом, але і перед 500 учасниками проекту. Event manager – це людина, відповідальна не тільки за свій імідж фахівця, але, в цілому, і за обличчя компанії на ринку послуг.

Завдяки цій складній комунікації, виробляється маса корисних навичок і відповідальності. Клієнт не знає і, в принципі, не особливо повинен знати, наскільки івент менеджеру складно дається реалізація його завдань. Тому що, в підсумку, він бачить тільки результат завдання, і, якщо це завдання виконано успішно – це демонструє твій професіоналізм.

І ще найважливіша здатність – вміння працювати в команді: уміння довіряти своїм партнерам, вміння делегувати повноваження, уміння правильно формулювати ТЗ. Адже як стати організатором заходів, якщо не вмієш всього цього? Саме команда робить можливим реалізацію проектів, які не під силу одній людині.

Як стати організатором заходів в event-агенції ARENA CS?

– Як стати організатором заходів, не маючи досвіду роботи? Чи реально це взагалі?

Звичайно реально! Для цього варто піти на курси івент менеджера. Great Event School – це якраз такі курси організатора заходів, сформовані на базі агентства ARENA CS. Спікерами школи виступають справжні професіонали, яким є що розповісти новачкам. ARENA CS існує на ринку вже більше 14 років, в штаті агентства працює понад 70-ти фахівців, які успішно організували і провели безліч великих івентів для державних і недержавних організацій. Перш ніж піти викладати курси івент менеджменту (Київ), в Great Event School, я була співробітником компанії ARENA CS. Я можу впевнено сказати, що ця компанія може пишатися своєю злагодженістю, системністю і чітким делегуванням обов’язків. Кожен фахівець, будь то менеджер тендерного відділу, адміністративний менеджер або івент менеджер, обов’язки якого несуть в собі конкретну мету, виконує свою роботу максимально ефективно і організовано.

как стать организатором мероприятий

Робота івент менеджер (Київ) в компанії ARENA CS

– Приведи приклад успішно організованого тобою івенту.

Розповім про новорічний корпоративний захід в аеропорту «Бориспіль». Для кожного організатора корпоративного заходу важливо, щоб все вийшло класно, щоб всі були задоволені, і він би міг з гордістю розповісти про цю подію, особливо, якщо це був масштабний івент. Зустріч Нового року в аеропорту «Бориспіль» стала саме таким івентом. Ми запропонували цю ідею нашого клієнта і він, на наш превеликий щастя, погодився!

Як ми це реалізували? Миготіння посадкових смуг, різні сигнали літаків, Duty Free, Check-In, зліт і приземлення, два поверхи терміналу для здійснення різних активностей. Це більше 4000 кв. м. приміщень. Понад 150 фахівців на монтажних роботах, трохи ночей фахівців ARENA CS без сну, десятки подоланих пішки кілометрів, практично 1000 литров дизельного палива для досягнення потрібної температури і атмосфери на локації, задоволення всього колективу від проведеного івенту і, звичайно ж, ідеальна сніжна погода в ці дні! Івенти з ARENA CS – це емоції, які неможливо передати словами!

– Ти ведеш модуль. Що найголовніше в цьому модулі? Напиши свою думку коротко.

Я веду модуль – «Клієнтський бриф. Комунікація з клієнтом ».

Найважливіше – довіру і емоційна стабільність менеджера в запитах клієнта. Так як це демонструє професіоналізм і готовність до складнощів. З клієнтом необхідна довіра і людський фактор в допомоги з будь-яких питань. Чому? Тому що клієнт повинен розуміти, що для тебе важлива не тільки фінансова прибуток. Він повинен бачити, що ти так само перейнявся його проектом. Що це вже став ваш спільний проект, відповідно, є і бажання досягти загального результату.

Успішна робота в івент агентстві. Що являє собою бриф на захід?

– Що таке бриф на захід, хто надсилає і заповнює його?

Повне взаєморозуміння з клієнтом – це гарантія ефективної роботи івент менеджера. Коли останній чітко знає, що потрібно замовнику, робота виконується в рази оперативніше. А готовий проект приймається відразу ж. В результаті будуть задоволені обидві сторони. Досягти повного взаєморозуміння з клієнтом допомагає бриф.

как стать организатором мероприятий

Бриф на захід – це основний документ, який отримує event агентство від замовника. Клієнт складає його самостійно або з вашою допомогою, але в будь-якому випадку заповнити його необхідно повністю. Далі бриф передається на розгляд івент менеджеру для подальшого проектування концепції заходу і його бюджетування.

Бриф – цивілізований, комунікативний канал між замовником і виконавцем і кожна сторона повинна це чітко розуміти. У разі, якщо event manager (Київ) не запитує у замовника цей документ, можна говорити про його низькому рівні професіоналізму. Не рідко клієнт, який не визначився зі своїм замовленням, каже: «Я поняття не маю, чого хочу, придумайте самі». Придумувати можна довго і нудно, витрачаючи на це свої нерви, час, і не задовольняючи при цьому побажання замовника. Саме з цієї причини event manager повинен після комунікації отримувати на руки бриф, що підтверджує відповідальність обох сторін.

– Які розрізняють бріфи на заходи?

Виходячи з особливостей івенту, можна виділити такі різновиди брифів:

  • медійні – створювані для організації рекламних івентів;
  • креативні – призначені для створення рекламного продукту;
  • експертні – використовувані для проектування торгової марки.

Універсальним вважається бриф у вигляді анкети, який використовується для того, щоб отримати попередні відомості про будь-якому заході.

Ідеальний клієнтський бриф включає в себе:

  • короткий опис івенту;
  • summary і дати;
  • платформу бренду;
  • його цінності і messages;
  • продукт і опис ЦА;
  • порівняння з конкуруючими фірмами;
  • ключові показники ефективності (Key Performance Indicators);
  • завдання івент-компанії;
  • формат проведення і бюджет івенту;
  • таймінг самого тендеру і т.д.

Правильно заповнений бриф допомагає івентору не просто краще зрозуміти клієнта, а й в письмовій формі закріпити всі його побажання. Подібний підхід істотно знижує число конфліктних ситуацій. У супровідному листі бажано аргументувати, чому замовнику потрібно з усією серйозністю поставитися до створення брифа і в чому полягають плюси роботи з брифом конкретно для нього.

– Приведи приклад брифа на захід.

Наприклад, візьмемо міжнародну конференцію. Бриф буде виглядати так.

Ваша компанія – лідер в галузі IT розробки ініціює конференцію за новітніми параметрам дуже важливою системи, в якій працюють багато айтішників в Україні і по всьому світу. Запрошуються передові спікери з СНД, Європи і США, які з цими оновленнями вже працюють і відомі у вузькому колі однодумців.

  • Організатор хоче залучити більшу аудиторію молодих і цікавих айтішників, яким цікаві нововведення і які цікавляться навчанням і готові до нього. Серед аудиторії хоче знайти потенційних співробітників собі в команду, так як компанія активно росте і відчуває спрагу в якісному персоналі.
  • Очікувана аудиторія – 500-700 чоловік.
  • Паралельно працюватимуть 3 потоку лекцій і майстер-класів.
  • Бюджет на міжнародну конференцію потрібно по максимуму закрити за рахунок продажу квитків.
  • Захід треба рекламувати, щоб зібрати людей і продати максимальну кількість квитків.
  • Керівництво хоче бачити крутий захід по організації і яскравому дизайну. Учасників треба вразити рівнем компанії організатора.
  • Чи готові розглядати можливість залучення спонсорів для оптимізації видаткової частини бюджету.

Івент-індустрія: особливості комунікації з клієнтом

– Як правильно комунікувати з клієнтом?

Існують загальні поради при комунікації з клієнтами:

  1. Дуже важливо стежити за всіма своїми словами і обіцянками клієнту, тримати слово. Здійснення того, чого від тебе чекають, і тоді, коли цього чекають, – це мінімум, необхідний для того, щоб твої послуги вважали якісними.
  2. Пропонуй продукт, який тобі самому подобається. Тільки якщо ти рекомендуєш кращий продукт або пропонуєш кращий спосіб виконання роботи, замовник залишиться задоволений.
  3. Ти дізнаєшся, що на вірному шляху … коли замовники почнуть чекати від тебе якісної роботи кожен раз. І ти захочеш, щоб замовники вважали це звичайною справою.

– А як можна покращити відносини з замовником?

Потрібно бути доброзичливим! Адже саме доброзичливість є основним фактором в клієнтському обслуговуванні. Доброзичливим до замовника може бути не тільки обслуговуючий персонал, але і система. Тобто її структура повинна бути зрозумілою і комфортною для клієнта.

Виконавці повинні бути усміхненим. Посмішка забезпечує виконавцю позитивний настрій, який далі проявляється у ставленні до замовника. Вона закладає позитивну основу контакту. Якщо виконавець не усміхнений, він нібито хоче сказати: «Я б краще займався чимось іншим». Клієнти тонко відчувають таке. І ображаються. Ось чому перші 5 секунд будь-якого контакту мають надзвичайно важливе значення.

Організатор заходів, навчання якому надають наші курси івент-менеджера (Київ), повинен бути свідомим того, що він може ще неодноразово зустрітися з цими людьми. А набагато приємніше зустрічатися зі старим приятелем, ніж зі старим недругом, якого, до того ж, сам собі і створив.

Будьте гнучким. Ви займаєтеся організацією конференцій, а вашому замовнику необхідно провести зустріч випускників, і він просить підшукати для нього оптимальне місце? Підшукайте для нього кращі варіанти безкоштовно, і дайте знижку від ARENA CS. Якщо є така можливість. Якщо він приїхав на іншу конференцію, і ви зустрілися в одному готелі випадково, допоможіть йому, ніж зможете: оселитися, знайти банкетний зал та ін.

Не варто брати грошей за такі додаткові послуги, які можна вважати допомогою. Якщо ви не попросите свого друга оплачувати подібну допомогу, тоді не просите і замовника. Не турбуйтеся: ви заробите в майбутньому набагато більше, ніж можете собі уявити.

– Як правильно готуватися до зустрічі з клієнтом?

Перша зустріч з потенційним клієнтом в більшості випадків зумовлює результат всіх переговорів. Для ІВЕНТОРА кожна хороша зустріч наближає угоду і безпосередньо впливає на розмір заробітної плати. Очікувати, що контракт буде підписаний на першій же зустрічі, не варто. У кращому випадку, знайомство з потенційним клієнтом може стати початком плідної співпраці та посприяти новим корисним знайомствам.

Для event-менеджера, який вперше зустрічається з клієнтом, головними цілями є:

  • оцінити перспективи і готовність замовника до співпраці;
  • визначити потреби замовника;
  • з’ясувати, які послуги івент-агентства можуть бути для нього корисні і актуальні;
  • розповісти про успішно проведених схожих івентах;
  • отримати зворотній зв’язок від замовника.

На даному етапі event-manager – це продавець не своїх послуг, а самого себе (тобто він формує позитивне враження, пробуджує інтерес у клієнта, вибудовує з ним довірчі взаємини). З цією метою потрібно завчасно продумати різні сценарії розвитку подій і бути підготовленим до кожного з них (а не плекати надії, що все пройде легко і можна буде зорієнтуватися на місці).

– Як вести себе з потенційним замовником?

Якщо тебе дійсно цікавить, як стати організатором заходів, тоді ось тобі список базових навичок, які варто використовувати при особистій зустрічі з клієнтами.

  1. Завжди дивись в очі.
  2. Відповідай на питання і швидко знаходь відповіді.
  3. Будь найспритнішим.
  4. Проявляй ентузіазм і щирість. Будь уважний до кожного слова, не демонструй зневіру і байдужість.
  5. Приділяйте клієнту всю свою увагу. Ніколи демонструй нетерплячість, ніби хочеш швидше позбутися від нього.
  6. Спілкуйся в позитивному руслі, роби співрозмовнику компліменти, зав’яжи товариський розмову.
  7. Іноді на добровільних засадах запропонуй свою допомогу (безкоштовно).
  8. Прощаючись з клієнтом, скажи кілька теплих слів, наприклад: «Заходьте до нас ще».

Що таке «івент-менеджер»? Особливості роботи

– Що таке «івент-менеджер» в цілому? Чим він займається?

Event-менеджер, вакансії якого зараз можна зустріти на будь-якому порталі з пошуку роботи, – це професіонал, який організовує бізнес, розважальні та спортивні заходи як для великих компаній, так і для окремих осіб. До таких заходів належать різні змагання, концерти, конференції та виставки. Крім того, ці фахівці організовують корпоративи, форуми різних рівнів і воркшопи. Характерні особливості професії – це найвищий рівень творчого підходу, креативність, висока швидкість роботи і багатозадачність.

– Що входить в обов’язки ІВЕНТОРА?

Коло обов’язків ІВЕНТОРА досить широке. Всі їх можна виконати, хоч вони і вимагають уважності і вміння виконувати все своєчасно.

  1. Event manager повинен вміти порозумітися з будь-яким клієнтом, навіть якщо здається, що той «інопланетянин». Це потрібно для того, щоб разом опрацьовувати алгоритм проведення івенту.
  2. Організатор заходів (навчання якого проводять в Great Event School) повинен знати, як прораховувати бюджет івенту. Складати кошторис, контролювати всі супутні витрати – одна з головних функцій івентщика.
  3. У ІВЕНТОРА повинні бути вже готові концепції проведення різних івентів, щоб запропонувати їх в тому випадку, якщо необхідно максимально швидко організувати якесь незаплановане захід. Зазвичай такі концепції розробляються в процесі роботи кожним івентором.
  4. Event менеджер (вакансії) повинен контролювати здійснення умов контракту із субпідрядниками, які задіяні в підготовці івенту.
  5. Event менеджер повинен знати, як проводити оцінку ефективності організованих івентів. Це потрібно для того, щоб розуміти, чи була досягнута висунута клієнтом мета. Наприклад, збільшення рівня продажів продукту / послуги.

– Де вчитися цієї професії? Які вибрати курси івент-менеджера?

Якщо розглядати серйозні навчальні установи, то ті, які б відповіли на питання «як стати організатором заходів», в цій сфері просто відсутні. Найчастіше фахівцями стають люди, які отримали дипломи психологів, маркетологів, педагогів або різних художніх напрямків. Однак, сьогодні набирають популярність курси івент-менеджменту (Київ), хоча і їх не так вже й багато. Саме на них бажаючі можуть отримати необхідні практичні і теоретичні знання, підвищити свою кваліфікацію в даній галузі. Але найчастіше таку професію вважають за краще ті, у кого взагалі немає спеціальної освіти. Вони просто йдуть на курси організатора заходів. Подають свої резюме івент-менеджера, працевлаштовуються в агентства як помічник івент-менеджера (Київ). Після чого, набираючись досвіду, відправляються далі по службових сходах, проявляючи свої професійні якості.

– Чому варто йти працювати в івент-агентство ARENA CS?

Головне завдання, яке ставлять перед собою курси івент-менеджера (Київ) Great Event School – навчити новачків робити свою роботу системно, високоефективно і з любов’ю. Навички небайдужого ІВЕНТОРА усувають всі страхи. Компанія ARENA CS навіть в вакансії івент-менеджер пише, що після 1-го року роботи як помічник івент-менеджера (Київ) або менеджер тендерного відділу, ти здивуєш своїми навичками, активністю і підприємливістю будь-якого роботодавця, в будь-якій області вітчизняного бізнесу.

как стать организатором мероприятий

Якщо новачок потрапив в event-агентство ARENA CS, то тут його чекає цілий комплекс турботи про кожного співробітника. Для новеньких є свої інструменти: система адаптації і наставництва, безперервний процес навчальних тренінгів, корпоративна бібліотека, а також поради провідних практиків івент-менеджменту – все це допомагає подолати будь-які сумніви і стати успішним, якщо ти дійсно налаштований зв’язати свою подальшу кар’єру з організацією та проведенням всіляких івентів. Ти будеш пишатися івентом, який провів з ARENA CS!