Организация event мероприятия – это битва с обстоятельствами (а они есть и будут всегда, даже если предварительная организация была безукоризненной). Если ивент уже начался, эта битва становится незаметной. Участники должны видеть слаженную работу команды, благожелательного и спокойного event менеджера. Он тем временем обязан контролировать десятки процессов, выявлять и как можно быстрее нивелировать риски.

Контроль на площадке

На что обратить внимание непосредственно на самом мероприятии – ключевые моменты:

  1. Техника. Организация event мероприятий целиком и полностью зависит от безукоризненной работоспособности средств технического обеспечения. Менеджеру нужно проверить технику ДО начала ивента. Нерабочие микрофоны или проектор – провал для организатора.
  2. Команда. Event агентство направляет на каждое мероприятие команду. ВСЕ ее участники должны знать детали события: как минимум, характеристики локации, тематику мероприятия, сценарий, количество участников.
  3. Списки регистрации гостей. В регистрационных списках нужно собрать максимальное количество подписей, так как многие заказчики заказывают питание, ориентируясь именно на подписи.
  4. Бейджи для гостей. Event менеджер должен проверить наличие вкладышей в бейджах. Они могут быть распечатанными (по заранее утвержденному списку гостей) или пустыми – чтобы участники могли сами вписать свое имя. Даже если все подготовлено заранее, лучше припасти несколько пустых вкладышей: на случай непредвиденной замены участников.
  5. Питание. Организатору event мероприятий лучше лично пересчитать фактическое количество порций и сверить их с количеством подписей в списках.
  6. Финансы. Даже если все закуплено и предусмотрено с запасом, «лишние» деньги у организатора должны быть. Форс-мажорные обстоятельства никто не отменял.

Работа на локации: что еще учесть event менеджеру

чек-лист организатора мероприятий

Опытный организатор event мероприятий должен быть «везде и всюду». Это касается и контроля за такими тонкостями:

  • важно, чтобы место проведения мероприятия, питание и проживания участников находилось под одной крышей – особенно в холодные сезоны года. Любой современный отель может предоставить такие условия. Что нужно проверить на локации? Качество отопления или охлаждения воздуха. Если расположенная на площадке климатическая техника работает шумно, ее должны включать в перерывах;
  • отсутствие преград между участниками. Их лучше рассадить буквой «П» перед спикером. И никаких столов между ними!
  • разнообразное меню – особенно, если мероприятие занимает больше одного дня. Фрукты – обязательно;
  • качество фотоснимков. Групповые и отдельные снимки должны запечатлеть красивые моменты и счастливых людей. Приветствуются крупные планы с выразительными положительными эмоциями. Потом их можно использовать для социальных сетей, СМИ и отчетов. Участников лучше фотографировать на фоне баннеров. При отборе готовых фото сразу нужно удалять все некачественные (смазанные, с закрытыми глазами, неоднозначной мимикой и позами). Перед началом ивента менеджер должен проконтролировать работоспособность фототехники, еще раз проконсультировать фотографа;
  • официант на локации. Как правило, заказанного количества воды в бутылках, чая/кофе/сока не хватает. Должен быть работник, который оперативно принесет дополнительные напитки;
  • список участников: его составляют в первый день, а распечатанный вариант нужно перепроверить с участниками.

Чек лист для контроля достаточно большой (и это еще не все тонкости!). Но самое главное — опытный организатор event мероприятий, контролируя все процессы, обязан выглядеть спокойным, находить время на общение с участниками и соблюдение протокола. Если участники видят перед собой замотанного и нервного event менеджера – у них сложится впечатление, что организация далека от безукоризненности. Лицо и настроение организатора – показатель качества мероприятия.