Організація event заходи – це битва з обставинами (а вони є і будуть завжди, навіть якщо попередня організація була бездоганною). Якщо івент вже почався, ця битва стає непомітною. Учасники повинні бачити злагоджену роботу команди, доброзичливого і спокійного event менеджера. Він тим часом зобов’язаний контролювати десятки процесів, виявляти і якомога швидше нівелювати ризики.

Контроль на майданчику

На що звернути увагу безпосередньо на самому заході – ключові моменти:

  1. Техніка. Організація event заходів цілком і повністю залежить від бездоганної працездатності засобів технічного забезпечення. Менеджеру потрібно перевірити техніку ДО початку івенту. Неробочі мікрофони або проектор – провал для організатора.
  2. Команда. Event агентство направляє на кожен захід команду. ВСІ її учасники повинні знати деталі події: як мінімум, характеристики локації, тематику заходу, сценарій, кількість учасників.
  3. Списки реєстрації гостей. У реєстраційних списках потрібно зібрати максимальну кількість підписів, так як багато замовників замовляють харчування, орієнтуючись саме на підписи.
  4. Бейджи для гостей. Event менеджер повинен перевірити наявність вкладишів в бейджах. Вони можуть бути роздрукованими (по заздалегідь затвердженим списком гостей) або порожніми – щоб учасники могли самі вписати своє ім’я. Навіть якщо все підготовлено заздалегідь, краще припасти кілька порожніх вкладишів: на випадок непередбаченої заміни учасників.
  5. Харчування. Організатору event заходів краще особисто перерахувати фактичну кількість порцій і звірити їх з кількістю підписів у списках.
  6. Фінанси. Навіть якщо все закуплено і передбачено з запасом, «зайві» гроші у організатора повинні бути. Форс-мажорні обставини ніхто не відміняв.

Робота на локації: що ще варто врахувати event менеджеру

чек-лист организатора

Досвідчений організатор event заходів повинен бути «по всіх усюдах». Це стосується і контролю за такими тонкощами:

  • важливо, щоб місце проведення заходу, харчування та проживання учасників перебувало під одним дахом – особливо в холодні сезони року. Будь-який сучасний готель може надати такі умови. Що потрібно перевірити на локації? Якість опалення або охолодження повітря. Якщо розташована на майданчику кліматична техніка працює шумно, її повинні включати в перервах;
  • відсутність перешкод між учасниками. Їх краще розсадити буквою «П» перед спікером. І ніяких столів між ними!
  • різноманітне меню – особливо, якщо захід займає більше одного дня. Фрукти – обов’язково;
  • якість фотознімків. Групові та окремі знімки повинні відобразити красиві моменти і щасливих людей. Вітаються великі плани з виразними позитивними емоціями. Потім їх можна використовувати для соціальних мереж, ЗМІ та звітів. Учасників краще фотографувати на тлі банерів. При відборі готових фото відразу потрібно видаляти всі неякісні (змащені, з закритими очима, неоднозначною мімікою і позами). Перед початком івенту менеджер повинен проконтролювати працездатність фототехніки, ще раз проконсультувати фотографа;
  • офіціант на локації. Як правило, замовленої кількості води в пляшках, чаю / кави / соку не вистачає. Повинен бути працівник, який оперативно принесе додаткові напої;
  • список учасників: його складають в перший день, а роздрукований варіант потрібно перевірити ще раз з учасниками.

Чек лист для контролю досить великий (і це ще не все тонкощі!). Але найголовніше – досвідчений організатор event заходів, контролюючи всі процеси, зобов’язаний виглядати спокійним, знаходити час на спілкування з учасниками і дотримання протоколу. Якщо учасники бачать перед собою замотаного і нервового event менеджера – у них складеться враження, що організація далека від досконалості. Обличчя і настрій організатора – показник якості заходу.