Организатор конференций – это не просто название, это должно быть призванием агентства. Конференция должна проходить на высоком уровне и отвечать всем требованиям, так как, является визитной карточкой компании. Организатор конференций должен обеспечить безупречную логистику, компетентность и качество услуг. Бог в деталях, и любая, на первый взгляд, мелочь может повлиять на ход события и впечатление от него.

Профессиональный организатор конференций

Свою деятельность компания ARENA CS начала в 2004 году с маленького агентства, которое с каждым годом регулярно наращивало свои объемы и увеличивало масштабы мероприятий. Уже в 2016 году проведено более 1750 конференций разного масштаба, пока что, рекордным числом является проведение одновременно 26 конференций в разных городах Украины. Агентство ARENA CS предоставляет широкий диапазон услуг по организации и проведению конференций разного характера, как научного, так и для развития бизнеса. Доверьте свое мероприятие профессионалам и будьте уверены в его успехе. Вы будете гордиться ивентом, который провели с ARENACS.

Организатор конференций с мировым признанием

Организатор конференций ARENA CS является профессионалом в сфере организации и проведении конференций. Компания ведет свою деятельность не только по всей территории Украины, а и за ее пределами: Россия, Казахстан, Белоруссия, Западная Европа и Азия. Является членом многих зарубежных ассоциаций: MPI, World Tourism Organization, European Business Association, Association of corporate travel executives.

Организация и проведение конференций: уделяйте важное внимание локации

организатор конференций

Выбор конференц-зала занимает важную позицию в организации и проведении торжественных мероприятий. На сегодняшний день выбор конференц-холлов довольно-таки широкий, но подходят ли все они по нужным параметрам и показателям для качественно организованной конференции. При выборе места проведения стоит учитывать:

  • вместительность зала. Нужно учитывать все количество присутствующих людей на мероприятии, начиная от спикеров и заканчивая техническим персоналом. Нужно подобрать оптимальный зал, который будет соответствовать численности. Не большой, в котором докладчики могут потерять зрительный контакт со слушателями и не маленький, что бы столкнуться с проблемой размещения всех присутствующих;
  • расположение локации. Это также нужно учитывать и согласовывать с клиентом. Если большая часть гостей будет иногородних, то им удобнее будет, чтобы конференц-зал был расположен в центре города, и в том же отеле, где организовано проживание (если оно требуется). Если конференция проводится для собственного персонала, то можно выехать в пригород, организовав проезд от офиса компании;
  • интерьер и акустика. Стоит обратить внимание и на экстерьер помещения, имеет ли он лаконичный и сдержанный стиль присущий атмосфере конференций. Также немаловажным является хорошая акустика помещения, без которой невозможно выступать спикерам. Также недопустимо наличие шума из вне или посторонних людей;
  • оснащения зала. Конферец-холл должен иметь удобный кресла и возможность спокойно добраться до своего места. Также на наличие и работоспособность кондиционирования, отопления, противопожарной сигнализации, средств огнетушения стоит обращать внимание.
  • наличие технических средств. Которые будут нужны в процессе проведения: мультимедийные доски, флипчарты, микрофоны, проекторы, аудио- видеоаппаратура, отличная звуковая система;

Организатор конференций ARENA CS имеет более 500 контрактов с лучшими отелями и конференц-холлами, и с легкостью сможет подобрать и предоставить вам нужную локацию.

Организация и проведение конференций Киев: как найти подходящий зал

В Киеве можно найти немалое количество вариантов аренды конференц-зала. Если вы нуждаетесь в помещении достаточно ввести в поисковую строку «Конференц-зал аренда Киев». Совсем другое дело выбрать по-настоящему удобную и надежную площадку с подобающим сервисом и удобствами. Ивент менеджеры агентства ARENA CS могут с легкостью подобрать нужную локацию, зная сильные и слабые стороны каждой.

С помощью ивент менеджеров компании представлен список некоторых площадок, в которых обстоят отлично дела со всеми нужными характеристиками: вместимость, акустика, полезная площадь, техническое оборудование, коммунальный удобства, дизайн и конференц-сервис.

Рейтинг локаций состоит из:

  • КВЦ «ПАРКОВЫЙ» — локация с превосходным сервисом, которая находится в центре Киева. Имеет 2 выставочных зала, 25 конференц-залов, более 10 оснащенных коворкинговых пространств, 2 балл-рума, конгрессно-концертный холл, пресс-центр и прекрасный ресторан с летней террасой;
  • НСК «Олимпийский» – это площадка с 4 бизнес-залами, 2 лаунж-зонами, и двумя большими конференц-залами с возможностью обслуживания банкетов;
  • Президент Отель. На территории которого возможно единовременно провести 17 разных конференций с замечательным сервисом;
  • Галерея М17. Это современный выставочный центр, который имеет впечатляющую и многофункциональную площадь;
  • ArtHall D12. Прекрасное здание галереи размещено в «Граде Владимира» старинном историческом районе Киева, находящегося под охраной «Юнеско». Имеет полезную площадь около 9 километров квадратных, которую можно успешно использовать для масштабных мероприятий, с прекрасным панорамным видом.

Как проходит организация и проведение конференций агентством ARENA CS

организатор конференций

Грамотная и продуманная организация является успехов вашего мероприятия. Сотрудники ARENA CS понимают, что для этого есть только одна возможность, и если они сделают ошибку, то навсегда потеряют ваше доверие.

 Обратившись за помощью в данное агентство, вы получаете:

  • персонального ивент-менеджера для каждого мероприятия с клиентской поддержкой в режиме 24/7;
  • помощь в составлении сметы и бюджета;
  • только оправданные расходы, которые можно спокойно перепроверить и посчитать;
  • разные варианты места проведения, выбор которого остается за вами;
  • полная ответственность и продуманная организация проезда и проживания иногородних участников, а также страхование и визовые вопросы;
  • разработку концепции и плана конференции;
  • наличие любой аппаратуры для проведения конференции, в том числе для синхронного перевода, презентации, аудио- видеосопровождения, переносные экраны;
  • декорирование и оформление локации и фотозоны;
  • кейтеринг;
  • возможность организации экскурсий;
  • регистрацию участников;
  • подбор профессиональных ведущих, модераторов, хостес;
  • лояльную систему оплаты.

Организация и проведение конференций с новыми техническими возможностями

На конференциях важным моментом является сессия вопросов-ответов, которая вызывает явный интерес и оживление публики. Что бы этот процесс сделать боле организованным и ускорить, стоит прибегнуть к помощи CatchBox. Это мягкий микрофон, который нужно бросать друг другу, при этом, не нанеся вред окружающим. Тогда в вашем мероприятии не будет длительных пауз, вызванных неудобной передачей микрофона с характерными звуками, которые, мягко говоря, режут слух или постоянные выключения микрофона и поиск кнопки, перед тем, как говорить. CatchBox оснащен датчиками и при броске автоматически отключается, чтобы не создавать дискомфорт. Кроме этого не нужно никакой дополнительной аппаратуры или программ, он полностью совместим с любыми акустическими системами.

Организатор конференций несет ответственность за качество мероприятия

Компания ARENA CS уверена, что каждое мероприятие уникально и заслуживает достойного внимания и грамотной организации, что бы в будущем привести заказчика к успеху и процветанию.

Для каждого организатора конференций важно, чтобы всё вышло круто, чтобы все были довольны, и он бы мог с гордостью рассказать про это событие, особенно, если это был масштабный ивент.