Організатор конференцій – це не просто назва, це повинно бути покликанням агентства. Конференція повинна проходити на високому рівні і відповідати всім вимогам, так як, саме захід є візитною карткою компанії. Організатор конференцій повинен забезпечити бездоганну логістику, компетентність і якість послуг. Бог в деталях, і будь-яка, на перший погляд, дрібниця може вплинути на хід події і враження клієнтів та замовника від нього.

Професійний організатор конференцій

Свою діяльність компанія ARENA CS розпочала в 2004 році з маленького агентства, яке з кожним роком регулярно нарощувало свої обсяги і збільшувало масштаби заходів. Уже в 2016 році івент агентством проведено більше 1750 конференцій різного масштабу, поки що, рекордним числом є проведення одночасно 26 конференцій в різних містах України. Агентство ARENA CS надає широкий спектр послуг з організації та проведення конференцій різного характеру, як наукового, так і для розвитку бізнесу. Довірте свій захід професіоналам і будьте впевнені в його успіху. Ви будете пишатися івентом, який провели з ARENACS.

Організатор конференцій зі світовим визнанням

Організатор конференцій ARENA CS є професіоналом у сфері організації і проведенні конференцій. Компанія веде свою діяльність не тільки на всій території України, а й за її межами: Росія, Казахстан, Білорусія, Західна Європа і Азія. Є членом багатьох зарубіжних асоціацій: MPI, World Tourism Organization, European Business Association, Association of corporate travel executives.

Організація і проведення конференцій: приділяйте важливу увагу локації

организатор конференций

Вибір конференц-залу займає важливу позицію в організації та проведенні урочистих заходів. На сьогоднішній день вибір конференц-холів досить-таки широкий, але чи підходять всі вони по потрібних параметрах і показниках для якісно організованої конференції. При виборі місця проведення варто враховувати:

  • місткість залу. Потрібно враховувати всю кількість присутніх людей на заході, починаючи від спікерів і закінчуючи технічним персоналом. Потрібно підібрати оптимальний зал, який буде відповідати чисельності. Не великий, в якому доповідачі можуть втратити зоровий контакт зі слухачами, і не маленький, щоб не зіткнутися з проблемою розміщення всіх присутніх;
  • знаходження локації. Це також потрібно враховувати і погоджувати з клієнтом. Якщо велика частина гостей буде іногородніх, то їм зручніше буде, щоб конференц-зал був розташований в центрі міста, і в тому ж готелі, де організовано проживання (якщо воно вимагається). Якщо конференція проводиться для власного персоналу, то можна виїхати в передмістя, організувавши проїзд від офісу компанії;
  • інтер’єр і акустика. Варто звернути увагу і на екстер’єр приміщення, чи має він лаконічний і стриманий стиль, який повинен бути властивий атмосфері конференцій. Також важливою є хороша акустика приміщення, без якої неможливо виступати спікерам. Також неприпустимо наявність шуму ззовні або сторонніх людей;
  • оснащення залу. Конферец-хол повинен мати зручні крісла і можливість спокійно дістатися до свого місця. Також варто звертати увагу на наявність і робочий стан систем кондиціонування, опалення, протипожежної сигналізації, засобів вагнегасіння.
  • наявність технічних засобів, які будуть потрібні в процесі проведення конференції: мультимедійні дошки, фліпчарти, мікрофони, проектори, аудіо-, відеоапаратура, відмінна звукова система.

Організатор конференцій ARENA CS має більше 500 контрактів з найкращими готелями і конференц-холами, і з легкістю зможе підібрати і надати вам потрібну локацію.

Організація і проведення конференцій Київ: як знайти відповідний зал

У Києві можна знайти чималу кількість варіантів оренди конференц-залу. Якщо ви потребуєте приміщення досить ввести в пошуковий рядок «Конференц-зал оренда Київ». Зовсім інша справа обрати по-справжньому зручний і надійний майданчик з належним сервісом і зручностями. Івент менеджери агентства ARENA CS можуть з легкістю підібрати потрібну локацію, знаючи сильні і слабкі сторони кожної.

За допомогою івент менеджерів компанії представлений список деяких майданчиків, в яких йдуть відмінно справи з усіма потрібними характеристиками: місткість, акустика, корисна площа, технічне обладнання, комунальні зручності, дизайн і конференц-сервіс.

Рейтинг локацій складається з:

  • КВЦ «ПАРКОВИЙ» – локація з чудовим сервісом, яка знаходиться в центрі Києва. Має 2 виставкові зали, 25 конференц-залів, понад 10 оснащених коворкінгових просторів, 2 бал-руму, конгресно-концертний хол, прес-центр і прекрасний ресторан з літньою терасою;
  • НСК «Олімпійський» – це майданчик з 4 бізнес-за лами, 2 лаунж-зонами, і двома великими конференц-залами з можливістю обслуговування банкетів;
  • Президент Готель, на території якого можливо одноразово провести 17 різних конференцій з чудовим сервісом;
  • Галерея М17. Це сучасний виставковий центр, який має вражаючу і багатофункціональну площу;
  • ArtHall D12. Прекрасна будівля галереї розміщена в «Граді Володимира» старовинному історичному районі Києва, що знаходиться під охороною «Юнеско». Має корисну площу близько 9 кілометрів квадратних, яку можна успішно використовувати для масштабних заходів, з прекрасним панорамним видом.

 Як проходить організація і проведення конференцій агентством ARENA CS

организатор конференций

Грамотна і продумана організація є запорукою успіху вашого заходу. Співробітники ARENA CS розуміють, що для цього є тільки одна можливість, і якщо вони зроблять помилку, то назавжди втратять вашу довіру.

 Звернувшись за допомогою в дане агентство, ви отримуєте:

  • персонального івент-менеджера для кожного заходу з клієнтською підтримкою в режимі 24/7;
  • допомогу в складанні кошторису і бюджету;
  • тільки виправдані витрати, які можна спокійно перевірити і порахувати;
  • різні варіанти місця проведення, вибір якого залишається за вами;
  • повна відповідальність і продумана організація проїзду та проживання іногородніх учасників, а також страхування та візові питання;
  • розробку концепції та плану конференції;
  • наявність будь-якої апаратури для проведення конференції, в тому числі для синхронного перекладу, презентації, аудіо- відеосупроводу, переносні екрани;
  • декорування і оформлення локації і фотозон;
  • кейтерінг;
  • можливість організації екскурсій;
  • реєстрацію учасників;
  • підбір професійних ведучих, модераторів, хостес;
  • лояльну систему оплати.

Організація і проведення конференцій з новими технічними можливостями

На конференціях важливим моментом є сесія питань-відповідей, яка викликає явний інтерес і пожвавлення публіки. Що б цей процес зробити більш організованим і прискорити його проходження, варто вдатися до допомоги CatchBox. Це м’який мікрофон, який потрібно кидати один одному, при цьому, не завдавши шкоди оточуючим. Тоді ув вашому заході не буде тривалих пауз, викликаних незручною передачею мікрофона з характерними звуками, які, м’яко кажучи, ріжуть слух, або постійні вимкнення мікрофона і пошук кнопки, перед тим, як говорити. CatchBox – мікрофон, оснащений датчиками, який при кидку автоматично відключається, щоб не створювати дискомфорт. Крім цього, не потрібно ніякої додаткової апаратури або програм, він повністю сумісний з будь-якими акустичними системами.

Організатор конференцій несе відповідальність за якість заходів

Компанія ARENA CS впевнена, що кожен захід унікальний і заслуговує на гідну увагу і грамотну організацію, що б в майбутньому привести замовника до успіху і процвітання.

Для кожного організатора конференцій важливо, щоб все вийшло круто, щоб всі були задоволені, і він би міг з гордістю розповісти про цю подію, особливо, якщо це був масштабний івент.

З усіх питань звертайтеся до Юлії Гуляєвої:

Director | GREAT EVENT SCHOOL

mobile 38 050 369 88 14

email: info@ges.team