Как ивент менеджер все успевает и ничего не забывает?

Планирование сопровождает весь процесс организации event мероприятия: от разработки первой концепции до непосредственного проведения события. Оно продолжается и далее: после завершения нужно обсудить детали и обработать информацию, чтобы сделать выводы на будущее. В этом ивент компании похожи на космические агентства: специфика работы предполагает разработку детальных планов, иначе что-то пойдет не так и весь проект придется сворачивать. Планирование и организация event мероприятий проходят в тесном взаимодействии с заказчиком: это нужно, чтобы событие действительно отражало интересы аудитории и позволяло добиться целей. Что должен сделать организатор event мероприятий (один или с командой) в процессе планирования:

• определить тематику мероприятия;
• разработать бюджет;
• выбрать место проведения;
• провести event поиск подрядчиков для мероприятий;
• заключить контракты;
• распланировать меню и развлечения;
• организовать размещение участников;
• наладить процессы регистрации;
• многое другое.

Специфика работы включает подготовку стратегических и ежедневных планов. Они направлены на одно: реализация всех целей, ради которых организуют мероприятие. Как все детально распланировать и не потеряться в обилии задач? Школа event менеджеров «Great Event School» даст ответы в процессе обучения. А сейчас – несколько рекомендаций для будущих профессионалов.

Эффективный тайм-менеджмент

Планирование и организация мероприятий – настолько взаимосвязанные дисциплины, что специалистам важно научиться продумывать каждый свой шаг. Многие бизнес-тренеры признают: опытные event менеджеры — самые эффективные и организованные специалисты, которые сами могут давать мастер-классы по планированию.

Итак, что такое тайм-менеджмент в сфере event? Это обязательное наличие стратегического плана (например, на год), общего плана для каждого конкретного мероприятия и подробного ежедневного плана с учетом вышеупомянутых стратегий. Не распланированный день будет потрачен впустую с уровнем эффективности 30-50% от желаемого.

Для эффективного тайм-менеджмента можно и нужно использовать инструменты. Например, план проекта можно расписать в Google-таблице по дням и часам, синхронизировав даты с Google Calendar и настроив оповещения. Вариантов много: главное, держать в фокусе организацию личного времени с учетом целей работы.

Продуктивность без стресса

Проведение event мероприятий требует от менеджера максимальной продуктивности. Но у нее есть обратная сторона: стресс из-за усталости, большого количества отвлекающих факторов, форс-мажоров. Выход: стать настолько организованным человеком, чтобы легко переключаться и решать задачи в рамках предусмотренных для этого окон времени. Вот несколько рекомендаций:

• организовать рабочее место – никаких завалов на столе и переполненных ящиков. Уделяйте внимание сортировке, не допускайте беспорядка. Никогда;
• спокойно реагировать на любые обстоятельства. Выдержка и блокирование негативных эмоций – секрет выхода из большинства стрессовых ситуаций;
• представлять результат своей работы и удовольствие от достижения целей – это позволит справиться с обязательными рутинными процессами;
• не оставлять незавершенных дел – ничего нельзя откладывать на «потом», потому что оно потянет за собой вереницу других отложенных проблем.

Ничего не держать в голове

Наши event курсы учат также правильно обращаться с информацией, которую нужно обрабатывать менеджеру. Самый надежный способ – фиксировать ВСЕ данные на внешних носителях: только это позволит контролировать процессы. Что это дает? Когда информация перенесена на носитель, голова «освобождается» для фокусировки на важной задаче, скорость и эффективность действий возрастают, уровень сосредоточенности достигает 100%. Все дела и задачи зафиксированы на бумаге, в смартфоне, в Google Calendar: ничего не будет забыто. Это успокаивает и позволяет сконцентрироваться на главном.

Наши event курсы помогут Вам научиться правильному планированию, в условиях современных бизнес-процессов. Постигнув эти основы, вы сможете не только повысить личную эффективность, но и качественно изменить жизнь.