Як івент менеджер все встигає і нічого не забуває?

Планування супроводжує весь процес організації event заходу: від розробки першої концепції до безпосереднього проведення події. Воно триває і далі: після завершення потрібно обговорити деталі і обробити інформацію, щоб зробити висновки на майбутнє. У цьому івент компанії схожі на космічні агентства: специфіка роботи передбачає розробку детальних планів, інакше щось піде не так і весь проект доведеться згортати. Планування і організація event заходів проходять в тісній взаємодії з замовником: це потрібно, щоб подія дійсно відображала інтереси аудиторії і дозволяла домогтися цілей. Що повинен зробити організатор event заходів (один або з командою) в процесі планування:

• визначити тематику заходу;
• розробити бюджет;
• обрати місце проведення;
• провести event пошук підрядників для заходів;
• укласти контракти;
• розпланувати меню і розваги;
• організувати розміщення учасників;
• налагодити процеси реєстрації;
• багато іншого.

Специфіка роботи включає підготовку стратегічних і щоденних планів. Вони спрямовані на одне: реалізація всіх цілей, заради яких організовують захід. Як все детально розпланувати і не загубитися у великій кількості завдань? Школа event менеджерів «Great Event School» дасть відповіді в процесі навчання. А зараз – кілька рекомендацій для майбутніх професіоналів.

Ефективний тайм-менеджмент

Планування і організація заходів – настільки взаємопов’язані дисципліни, що фахівцям важливо навчитися продумувати кожен свій крок. Багато бізнес-тренерів визнають: досвідчені event менеджери – найефективніші і організовані фахівці, які самі можуть давати майстер-класи з планування.

Отже, що таке тайм-менеджмент в сфері event? Це обов’язкова наявність стратегічного плану (наприклад, на рік), загального плану для кожного конкретного заходу та докладного щоденного плану з урахуванням вищезазначених стратегій. День, який не розпланований по хвилинах, буде витрачений даремно з рівнем ефективності 30-50% від бажаного.

Для ефективного тайм-менеджменту можна і потрібно використовувати інструменти. Наприклад, план проекту можна розписати в Google-таблиці по днях і годинах, синхронізувавши дати з Google Calendar і налаштувавши оповіщення. Варіантів багато: головне, тримати в фокусі організацію особистого часу з урахуванням цілей роботи.

Продуктивність без стресу

Проведення event заходів вимагає від менеджера максимальної продуктивності. Але у неї є зворотна сторона: стрес через втому, велику кількость відволікаючих чинників, форс-мажорів. Вихід: стати настільки організованою людиною, щоб легко перемикатися і вирішувати завдання в рамках передбачених для цього вікон часу. Ось кілька рекомендацій:

• організувати робоче місце – ніяких завалів на столі і переповнених ящиків. Приділяйте увагу сортуванню, не допускайте безладу. ніколи;
• спокійно реагувати на будь-які обставини. Витримка і блокування негативних емоцій – секрет виходу з більшості стресових ситуацій;
• представляти результат своєї роботи і задоволення від досягнення поставлених цілей – це дозволить впоратися з обов’язковими рутинними процесами;
• не залишати незавершених справ – нічого не можна відкладати на «потім», тому що воно потягне за собою низку інших відкладених проблем.

Нічого не тримати в голові

Наші event курси вчать також правильно поводитися з інформацією, яку потрібно обробляти менеджеру. Найнадійніший спосіб – фіксувати ВСІ дані на зовнішніх носіях: тільки це дозволить контролювати процеси. Що це дає? Коли інформація перенесена на носій, голова «звільняється» для фокусування на важливому завданні, швидкість і ефективність дій зростають, рівень зосередженості досягає 100%. Всі справи і завдання зафіксовані на папері, в смартфоні, в Google Calendar: нічого не буде забуто. Це заспокоює і дозволяє сконцентруватися на головному.

Наші event курси допоможуть Вам навчитися правильному плануванню, в умовах сучасних бізнес-процесів. Збагнувши ці основи, ви зможете не тільки підвищити особисту ефективність, але і якісно змінити життя.