Организатор вечеринок: бюджет мероприятия, способы экономии

Организатор вечеринок – человек, который знает, как правильно распланировать бюджет мероприятия, добившись поставленных целей, максимально сэкономив на статьях расходов. Входит ли в обязанности event менеджера распределение бюджета? На что организатор вечеринок тратит денежные средства заказчика? Как сэкономить на организации масштабного ивента?

Организатор вечеринок: пять стандартных статей расходов

Каждый ассистент event менеджера знает, что на этапе планирования масштабного мероприятия (вечеринки на триста человек, протокольного ивента) очень сложно точно сформировать бюджет. Опытный организатор вечеринок поступает грамотно: просчитывает ориентировочный бюджет, основываясь на основных статьях расходов:

• Аренда места проведения мероприятия (локации). Стоимость аренды зависит от множества факторов: площадь, количество человек, которые будут участниками ивента, выбранный день для проведения праздника.
• Трансферты. Ивент агентство – работа, на которой всегда нужно думать об удобстве не только заказчика, но и участников мероприятия. Трансферты необходимы, если праздник будет проходить несколько дней, участники приезжают из разных городов.
• Кейтеринг, организация кофе-брейков. Эта статья расходов часто зависит от пожеланий заказчика, количества гостей на мероприятии.
• Программа вечеринки. Event manager – это специалист, знающий, как сделать мероприятие незабываемым. Организатор вечеринок знает, что в бюджет нужно заложить расходы на развлекательную программу.
• Различные услуги, к которым можно отнести аппаратуру, микрофоны, плакаты, постеры, программки.

Каждая event организация мероприятий – деятельность, в которой могут быть непредвиденные расходы. Чтобы избежать возникновения проблем, неприятных ситуаций лучше заложить в бюджет 20-25% на возможные дополнительные расходы.

Организатор вечеринок: три способа сэкономить на мероприятии

Что такое event менеджер? Это человек, который поможет заказчику сэкономить деньги на проведении любого мероприятия, в том числе, и вечеринки. Многие потенциальные клиенты уверенны, что организация мероприятий – дело дорогое, а потому, проще заняться подготовкой самостоятельно. Это заблуждение! Вот три аргумента:

1. Компания по организации мероприятий имеет договоренности с подрядчиками, современные технологии, собственную материальную базу. Это поможет уменьшить бюджет вечеринки до 30%.
2. Ивент фирма сможет подобрать оригинальную концепцию для мероприятия, а организатор вечеринок выберет место для проведения праздника. Это позволит не только снизить затраты, но и сделать праздник запоминающимся для гостей.
3. Первоклассное обслуживание, которое поможет заказчику сэкономить не только финансы, но и собственные нервы, время.

Думаете над выбором агентства для проведения незабываемого мероприятия? Или хотите устроиться на работу в ивент компанию? Для воплощения в жизнь каждой из предложенных целей лучше выбрать агентство, которое на протяжении пятнадцати лет радует клиентов, – ARENA CS!