Організатор вечірок – людина, яка знає, як правильно розпланувати бюджет заходу, досягнувши поставлених цілей, максимально заощадивши на статтях витрат. Чи входить в обов’язки event менеджера розподіл бюджету? На що організатор вечірок витрачає грошові кошти замовника? Як заощадити на організації масштабного івенту?

Організатор вечірок: п’ять стандартних статей витрат

Кожен асистент event менеджера знає, що на етапі планування масштабного заходу (вечірки на триста чоловік, протокольного івенту) дуже складно точно сформувати бюджет. Досвідчений організатор вечірок діє грамотно: прораховує орієнтовний бюджет, ґрунтуючись на основних статтях витрат:

ищу работу организатор мероприятий

  • Оренда місця проведення заходу (локації). Вартість оренди залежить від безлічі факторів: площа, кількість людей, які будуть учасниками івенту, обраний день для проведення свята.
  • Трансферти. Івент агентство – робота, на якій завжди потрібно думати про зручність не тільки замовника, але і учасників заходу. Трансферти необхідні, якщо свято буде проходити кілька днів, учасники приїжджають з різних міст.
  • Кейтеринг, організація кава-брейків. Ця стаття витрат часто залежить від побажань замовника, кількості гостей на заході.
  • Програма вечірки. Event manager – це фахівець, який знає, як зробити захід незабутнім. Організатор вечірок знає, що в бюджет потрібно закласти витрати на розважальну програму.
  • Різні послуги, до яких можна віднести апаратуру, мікрофони, плакати, постери, програмки.

Кожна event організація заходів – діяльність, в якій можуть бути непередбачені витрати. Щоб уникнути виникнення проблем, неприємних ситуацій краще закласти в бюджет 20-25% на можливі додаткові витрати.

Організатор вечірок: три способи заощадити на заході

Що таке event менеджер? Це людина, яка допоможе замовнику заощадити гроші на проведенні будь-якого заходу, у тому числі, і вечірки. Багато потенційних клієнтів впевнені, що організація заходів – справа дорога, а тому, простіше зайнятися підготовкою самостійно. Це помилка! Ось три аргументи:

  1. Компанія з організації заходів має домовленості з підрядниками, сучасні технології, власну матеріальну базу. Це допоможе зменшити бюджет вечірки до 30%.
  2. Івент фірма зможе підібрати оригінальну концепцію для заходу, а організатор вечірок вибере місце для проведення свята. Це дозволить не тільки знизити витрати, але і зробити свято незабутнім для гостей.
  3. Першокласне обслуговування, яке допоможе замовнику заощадити не тільки фінанси, а й власні нерви та час.

Думаєте над вибором агентства для проведення незабутнього заходу? Або хочете влаштуватися на роботу в престижну івент компанію? Для втілення в життя кожної із запропонованих цілей краще обрати агентство, яке протягом п’ятнадцяти років радує клієнтів, – ARENA CS!