Ивент менеджер (Киев): принятие решения о переносе мероприятия

Глобальная пандемия коронавируса привела к тому, что многие мероприятия откладываются на неопределенный срок или вообще отменяются. Каждый ивент менеджер (Киев) должен знать, как действовать во время карантина, чтобы его компания не потерпела колоссальные убытки, которые могут привести к банкротству, санкциям и даже судебным искам.

Наиболее выгодным вариантом, как для ивент компании, так и для подрядчиков, клиентов, приглашенных гостей, является перенос мероприятия. Как стать организатором праздников? Научиться просчитывать все на несколько шагов вперед, видеть всю картину происходящего и оценивать собственные действия на пригодность и эффективность.

Вот несколько шагов, которые должен сделать ивент менеджер (Киев), который решил перенести мероприятие:

1. Согласуйте решение о переносе с подрядчиками

Пандемия затрагивает интересы не только компаний по организации мероприятий, но и фирмы подрядчиков, которые также терпят убытки из-за введения карантина в стране. Поэтому следует согласовать перенос мероприятия со всеми подрядчиками, обсудить альтернативы.

Что следует сделать?

• Проверьте контракты с подрядчиками, чтобы узнать, какие сценарии развития событий возможны.
• Уведомьте о переносе подрядчиков заранее, ведь многие из них разрешают перепланирование только в течение определенного времени до даты запланированного события (неделя, несколько дней, сутки).
• Проверьте условия страховки, узнайте, какие расходы она может покрыть.

2. Предупредите партнеров, спонсоров, докладчиков

Профессиональный ивент менеджер (Киев) должен ценить время каждого. Поэтому следует уведомить всех, с кем вы договорились о выступлении.

Что следует сделать?

• Лично уведомьте каждого, ведь это поможет сгладить ситуацию, покажет ваше уважение к человеку.
• Обсудите альтернативные даты переноса мероприятия.
• Если они не смогут посетить мероприятие в другой день, принесите свои извинения и попросите порекомендовать другого партнера/докладчика.

3. Сообщите о переносе мероприятия публично и лично

Организатор мероприятий – профессия, которая подразумевает заботу о каждом, поэтому следует сообщить об изменении даты проведения, как лично (через звонки или письма по электронной почте), так и публично (через посты в социальных сетях или медиа).

Что следует включить в объявление?

• Причина изменения даты мероприятия.
• Новая дата события.
• Данные о способах возврата билетов.

4. Обновите список собственных заданий

Ивент менеджер (Киев) должен быть мастером планирования, который умеет каждую ситуацию обернуть в свою пользу. Именно поэтому после того, как вы сообщили всем о переносе мероприятия, обновите список дел, включите в него курсы event management или онлайн-обучение.

Также, следует предусмотреть, что в связи с переносом могут отказаться от мероприятия некоторые участники, поэтому в список дел следует внести дополнительную рекламу ивента.

5. Опубликуйте ответы на FAQ

После сообщения о переносе мероприятия, на организатора могут «посыпаться» вопросы от участников. Чтобы это предотвратить и сэкономить себе нервы, время, советуем заранее подготовить ответы на распространенные вопросы.

Какие могут быть вопросы?

• Почему откладывается мероприятие?
• Известна ли дата перенесенного праздника?
• Где можно прочитать информацию о переносе ивента?
• Какова политика возврата билетов, компенсирования расходов?
• У кого можно получить информацию по интересующему вопросу?

Ивент менеджер (Киев) должен уметь делегировать полномочия, поэтому подготовить ответы может и помощник в организации мероприятий.

6. Обеспечьте вовлеченность участников онлайн

Во время карантина можно «подогреть» интерес участников к вашему мероприятию, а также привлечь новых, заинтересованных гостей.

Что может включать в себя стратегия?

• Размещение социального контента по теме мероприятия.
• Приглашение участников в чат-группу для участия в онлайн-дискуссиях.
• Планирование вебинаров, онлайн-мероприятий.
• Дополнительная реклама перенесенных ивентов.

7. Бонусы для терпеливых клиентов, участников

Ивент менеджер (Киев) может придумать некоторые бонусы для клиентов, гостей, а также спонсоров, которые согласились принять участие в перенесенном мероприятии.

Какие могут быть бонусы?

• Предоставление скидок.
• Зарезервированные места.
• VIP-пакеты по выгодной цене.
• Бесплатный напиток для гостей.

Как видите, есть множество деталей, которые должен соблюдать, учитывать ивент менеджер (Киев). Поэтому, читайте наши статьи, которые помогут узнать новую информацию, и записывайтесь на курсы по организации мероприятий от Great Event School, которые можно будет окончить после отмены карантина!