Глобальна пандемія коронавірусу привела до того, що багато заходів відкладаються на невизначений термін або взагалі скасовуються. Кожен івент менеджер (Київ) повинен знати, як діяти під час карантину, щоб його компанія не зазнала колосальних збитків, які можуть привести до банкрутства, санкцій і навіть судових позовів.

Найбільш вигідним варіантом, як для івент компанії, так і для підрядників, клієнтів, запрошених гостей, є перенесення заходу. Як стати організатором свят? Навчитися прораховувати все на кілька кроків вперед, бачити всю картину того, що відбувається, і оцінювати власні дії на придатність та ефективність.

Ось декілька кроків, які повинен зробити івент менеджер (Київ), який вирішив перенести захід:

1. Узгодьте рішення про перенесення з підрядниками

Пандемія зачіпає інтереси не тільки компаній з організації заходів, а й фірми підрядників, які також зазнають збитків через введення карантину в країні. Тому слід узгодити перенесення заходу з усіма підрядниками, обговорити альтернативи.

Що слід зробити?

  • Перевірте контракти з підрядними організаціями, щоб дізнатися, які сценарії розвитку подій можливі.
  • Повідомте про перенесення підрядників заздалегідь, адже багато хто з них дозволяє перепланування тільки протягом певного часу до дати запланованої події (тиждень, декілька днів, доба).
  • Перевірте умови страховки, дізнайтеся, які витрати вона може покрити.

2. Попередьте партнерів, спонсорів, доповідачів

Професійний івент менеджер (Київ) має цінувати час кожного. Тому слід повідомити всім, з ким ви домовилися про виступ.

Що слід зробити?

  • Особисто повідомте кожного, адже це допоможе згладити ситуацію, покаже вашу повагу до людини.
  • Обговоріть альтернативні дати перенесення заходу.
  • Якщо вони не зможуть відвідати захід в інший день, принесіть свої вибачення і попросіть порекомендувати іншого партнера / доповідача.

3. Повідомте про перенесення заходу публічно та особисто

Організатор заходів – професія, яка передбачає турботу про кожного, тому слід повідомити про зміну дати проведення, як особисто (через дзвінки або листи по електронній пошті), так і публічно (через пости в соціальних мережах або медіа).

Що слід включити в оголошення?

  • Причина зміни дати заходу.
  • Нова дата події.
  • Інформація про способи повернення квитків.

ивент менеджер Киев

4. Внесіть зміни до списку власних завдань

Івент менеджер (Київ) повинен бути майстром планування, який вміє кожну ситуацію обернути на свою користь. Саме тому після того, як ви повідомили всім про перенесення заходу, поновіть список справ, включіть в нього курси event management або онлайн-навчання.

Також, слід передбачити, що в зв’язку з перенесенням можуть відмовитися від заходу деякі учасники, тому в список справ слід внести додаткову рекламу івенту.

5. Опублікуйте відповіді на FAQ

Після повідомлення про перенесення заходу, на організатора можуть «посипатися» питання від учасників. Щоб цьому запобігти та заощадити собі нерви, час, радимо заздалегідь підготувати відповіді на поширені запитання.

Які можуть бути запитання?

  • Чому відкладається захід?
  • Чи відома дата перенесеного свята?
  • Де можна прочитати інформацію про перенесення івенту?
  • У чому полягає політика повернення квитків, компенсування витрат?
  • У кого можна отримати інформацію з того чи іншого питання?

Івент менеджер (Київ) має вміти делегувати повноваження, тому підготувати відповіді може і помічник в організації заходів.

6. Забезпечте залученість учасників онлайн

Під час карантину можна «підігріти» інтерес учасників до вашого заходу, а також залучити нових, зацікавлених гостей.

Що може включати в себе стратегія?

  • Розміщення соціального контенту по темі заходу.
  • Запрошення учасників до чату для участі в онлайн-дискусіях.
  • Планування вебінарів, онлайн-заходів.
  • Додаткова реклама перенесених івентів.

7. Бонуси для терплячих клієнтів, учасників

Івент менеджер (Київ) може придумати деякі бонуси для клієнтів, гостей, а також спонсорів, які погодилися взяти участь у перенесеному заході.

Які можуть бути бонуси?

  • Надання знижок.
  • Зарезервовані місця.
  • VIP-пакети за вигідною ціною.
  • Безкоштовний напій для гостей.

Як бачите, є безліч деталей, за якими повинен слідкувати та які повинен враховувати івент менеджер (Київ). Тому, читайте наші статті, які допоможуть дізнатися нову інформацію, і записуйтеся на курси з організації заходів від Great Event School, які можна буде закінчити після скасування карантину!