Работа в организации мероприятий часто бывает непредсказуемой, а потому требует от специалиста находчивости, изобретательности, умения выходить из сложных ситуаций. Иногда, несмотря на весь профессионализм организатора, возникают непредвиденные обстоятельства (форс-мажоры), при которых только быстрая реакция ивент менеджера может спасти мероприятие от срыва.

Итак, какие могут возникнуть форс-мажоры и что нужно делать, чтобы мероприятие прошло, как по маслу? Рассмотрим несколько вариантов:

  • Отключили электричество

Неприятная, но вполне решаемая проблема, особенно, если электричество отключили не во время мероприятия, а хотя бы за несколько часов до начала.

Что делать? Заранее уточнить, есть ли резервный генератор, будет ли на мероприятии дежурный технический специалист, узнать контактные данные аварийных служб. Гостям же следует предложить перекусить и выпить, это поможет им скоротать время до решения проблемы.

  • Спикер, лектор, музыкальная группа не смогли приехать

Думаем, что каждый ассистент ивент менеджера, который даже не окончил курсы организатора мероприятий, должен понимать, что подобный форс-мажор грозит большими проблемами.  Вот несколько возможных сценариев:

Что делать? Если спикер лишь один из многих, то его можно просто исключить из программы. Если выступающий – «гвоздь» всего мероприятия, то следует подумать о предоставлении равнозначного спикера, лектора или переносе самого праздника.

  • Недостаточно мощный Интернет

Об этой проблеме всегда становится известно заранее, так как оборудование тестируется перед запуском, мощность Интернета и качество соединения проверяется.

Что делать? Все просто, достаточно заказать отдельный канал, который будет работать исключительно для участников вашего мероприятия. Это поможет снизить нагрузку на сеть и обеспечить достаточно мощный Интернет.

Работа в организации мероприятий

  • Плохая погода

Работа в организации мероприятий предполагает не только умение избегать форс-мажоров, но и преодолевать или подстраиваться под них. Если погода на нужный день обещает быть не солнечной, а дождливой, то следует предусмотреть это при подготовке.

Что делать? При монтаже локации зафиксировать все таким образом, чтобы устояло при сильном ветре, продумать шатры, тенты на случай дождя, уделить особое внимание безопасности и электричеству.

  • Видео не записалось

Редко, но бывает, ведь сбой оборудования бывает очень неожиданным. Если не записался маленький кусочек, то можно продать запись со скидками или даже отдать бесплатно. Если же запись сильно пострадала, то нужно подойти к решению проблемы более ответственно.

Что делать? Можно перезаписать или, если это невозможно, то вернуть деньги тем, кто уже внес оплату.

  • Не читается флешка / не открывается файл с презентацией

Работа в event агентстве зачастую делает из специалиста параноика, однако, это спасает само мероприятие. Ведь решить описанную выше проблему можно только в том случае, если подготовиться к ее возникновению заранее.

Что делать? Узнать, какой марки ноутбук будет находиться на локации, уточнить у спикера формат, в котором он делает файл, а еще лучше, попросить выступающего заранее скинуть презентацию или другой файл.

Какие еще могут быть форс-мажоры?

Множество! Предусмотреть и описать все нереально. Может не приехать подрядчик, спикер пожелать выступать только со своим ноутбуком, случиться землетрясение или наводнение, а может быть не готова локация к проведению мероприятия. Что делать? Окончить курсы event от Great Event School, на которых можно получить все необходимые знания, начиная с того, как стать ивент менеджером, и заканчивая тем, как выйти из форс-мажорной ситуации достойно.