Каждый помощник в организации мероприятий должен уметь заключать выгодные для компании и клиента договоренности с подрядчиками. В основе договора могут лежать как денежные расчеты, так и бартерными отношения (обмен). Как стать хорошим организатором? Научиться заключать различные договора!

Как найти надежных бартерных партнеров? Представляем простой алгоритм, который должен использовать каждый менеджер по организации мероприятий (вакансии можно найти на сайтах работы). Итак, рассмотрим подробнее:

  • Составьте список необходимых услуг

Для начала помощник в организации мероприятий должен понять, какие именно услуги он хочет получить от компаний-подрядчиков по бартеру. Для этого нужно составить список с подробным описанием того, что требуется. Обычно перечень выглядит следующим образом:

  • локация – какая площадка нужна, особые требования по расположению, размерам;
  • полиграфическая продукция – какая полиграфия, количество.
  • фотосъемка – количество фотографов и необходимых фотографий, срок сдачи полученных снимков, время работы специалистов на локации;
  • WIFI – необходимая скорость Интернета, количество участников, которые будут использовать точку доступа.

В этот список могут входить и другие важные позиции: питьевая вода, кофе-брейки, услуги дизайнера.

  • Составьте перечень предлагаемых по бартеру услуг

Помощник в организации мероприятий должен понимать, что бартер – это всегда обмен. Поэтому следует тщательно продумать, что можете партнеру по бартеру предложить вы. Вот примеры услуг, которые могут заинтересовать подрядчика:

  • посты в социальных сетях, статья на официальном сайте ивента;
  • раздаточные материалы участникам мероприятия;
  • брендирование униформы для волонтеров и работников;
  • проведение розыгрышей на мероприятии;
  • оглашение со сцены всех партнеров;
  • размещение логотипов компаний на экранах во время перерывов, стенды.

Этот список может быть расширен как самим организатором, так и компанией-партнером, которая может запросить определенную услугу.

Помощник в организации мероприятий

  • Сформируйте уникальное предложение для каждого партнера

У каждого партнера своя выгода для сотрудничества. Обычно, это привлечение новых потенциальных покупателей. Чтобы договоренность была достигнута, для каждой фирмы следует разработать уникальное предложение. Тщательно продумав, какие услуги предложить партнеру, вы сможете заключить взаимовыгодное, а может и долгосрочное сотрудничество.

  • Проанализируйте рынок

Организатор мероприятий – работа, для выполнения которой нужна внимательность, ответственность и скрупулезность. Эти качества проявляются и при анализе рынке возможных партнеров, ведь перед заключением договоренностей нужно понять, что выбранная компания является лучшей.

  • Проведите переговоры и заключите договор

Для осуществления этого шага часто привлекаются юристы, которые разбираются во всех тонкостях, идеально владеют законодательной базой. Ведь на этом этапе нужно не только заполучить выгодное сотрудничество, но и защитить интересы компании-организатора.

  • Проконтролируйте сроки и объемы

Каждый помощник в организации мероприятий должен понимать, как важно все проконтролировать. Чтобы не переживать и не искать партнера в последний момент, нужно напомнить ему заранее о достигнутой договоренности, еще раз проговорить, что именно, в каком количестве он должен сделать.

  • Поблагодарите партнера и подведите итоги

Последний, но не менее важный шаг, от которого зависит дальнейшее сотрудничество с партнером. Помните о том, что работа организатором праздников не заканчивается после достижения договоренностей. Поэтому обязательно поблагодарите партнера после ивента, подведите итоги.

Хотите знать больше о сотрудничестве с партнерами? Тогда записывайтесь на курсы организатора мероприятий (Киев) от Great Event School.