Кожен помічник в організації заходів повинен вміти укладати вигідні для компанії і клієнта домовленості з підрядниками. В основі договору можуть лежати як грошові розрахунки, так і бартерними відносини (обмін). Як стати хорошим організатором? Навчитися укладати різні договори!

Як знайти надійних бартерних партнерів? Представляємо простий алгоритм, який повинен використовувати кожен менеджер з організації заходів (вакансії можна знайти на сайтах роботи). Отже, розглянемо докладніше:

  • Складіть список необхідних послуг

Для початку помічник в організації заходів повинен зрозуміти, які саме послуги він хоче отримати від компаній-підрядників по бартеру. Для цього потрібно скласти список з докладним описом того, що потрібно. Зазвичай перелік виглядає наступним чином:

  • локація – який майданчик потрібний, особливі вимоги по розташуванню, розмірам;
  • поліграфічна продукція – яка поліграфія, кількість.
  • фотозйомка – кількість фотографів і необхідних фотографій, термін здачі отриманих знімків, час роботи фахівців на локації;
  • WI-FI – необхідна швидкість Інтернету, кількість учасників, які будуть використовувати точку доступу.

У цей список можуть входити і інші важливі позиції: питна вода, кава-брейки, послуги дизайнера.

  • Складіть перелік пропонованих по бартеру послуг

Помічник в організації заходів повинен розуміти, що бартер – це завжди обмін. Тому слід ретельно продумати, що можете партнеру по бартеру запропонувати ви. Ось приклади послуг, які можуть зацікавити підрядника:

  • пости в соціальних мережах, стаття на офіційному сайті івенту;
  • роздаткові матеріали учасникам заходу;
  • брендування уніформи для волонтерів та працівників;
  • проведення розіграшів на заході;
  • оголошення зі сцени всіх партнерів;
  • розміщення логотипів компаній на екранах під час перерв, стенди.

Цей список може бути розширений як самим організатором, так і компанією-партнером, яка може запросити певну послугу.

Помощник в организации мероприятий

  • Сформуйте унікальну пропозицію для кожного партнера

У кожного партнера своя вигода для співпраці. Зазвичай, це залучення нових потенційних покупців. Щоб домовленість була досягнута, для кожної фірми слід розробити унікальну пропозицію. Ретельно продумавши, які послуги запропонувати партнеру, ви зможете укласти взаємовигідне, а може і довгострокове співробітництво.

  • Проаналізуйте ринок

Організатор заходів – робота, для виконання якої потрібна уважність, відповідальність і скрупульозність. Ці якості проявляються і при аналізі ринку можливих партнерів, адже перед укладенням домовленостей потрібно зрозуміти, що обрана компанія є кращою.

  • Проведіть переговори і укладіть договір

Для здійснення цього кроку часто залучаються юристи, які розбираються у всіх тонкощах, ідеально володіють законодавчою базою. Адже на цьому етапі потрібно не тільки досягти вигідної співпраці, але й захистити інтереси компанії-організатора.

  • Проконтролюйте терміни і обсяги

Кожен помічник в організації заходів повинен розуміти, як важливо все проконтролювати. Щоб не переживати і не шукати партнера в останній момент, потрібно нагадати йому заздалегідь про досягнуту домовленість, ще раз проговорити, що саме, в якій кількості він повинен зробити.

  • Подякуйте партнеру і підведіть підсумки

Останній, але не менш важливий крок, від якого залежить подальша співпраця з партнером. Пам’ятайте про те, що робота організатором свят не закінчується після досягнення домовленостей. Тому обов’язково подякуйте партнеру після івенту, підведіть підсумки.

Хочете знати більше про співпрацю з партнерами? Тоді записуйтеся на курси організатора заходів (Київ) від Great Event School.