Обязанности event менеджера: правила работы со спикерами

Обязанности event менеджера довольно обширны, но могут изменяться в зависимости от ивент компании, занимаемой должности и даже опыта работы. Подавая резюме event менеджер на вакансии event агентств, следует задуматься о том, какие мероприятия вы хотите организовывать.

Что такое event менеджер? Это специалист, который знает о подготовке праздников все, умеет контролировать процессы, вникать в детали, и, конечно же, общаться с людьми. Каждый ассистент event менеджера должен понимать, как выстраивать коммуникацию со спикерами, что прописывать в договоре, на что обращать первостепенное внимание.

Обязанности event менеджера: советы по коммуникации

Недостаточно просто прочитать обязанности event менеджера, их нужно выполнять, ведь от этого зависит успех каждого конкретного мероприятия. Вот несколько правил, которые помогут в общении со спикерами конференций, лекций, семинаров:

• Обязательно заключайте договор

Каждый, кто выполняет обязанности event менеджера, должен понимать, что без договора спикер не несет никакой ответственности, а потому легко может подвести организатора и сорвать мероприятие.

Что должен сделать ивент менеджер? Прописать в договоре все условия, санкции (в первую очередь, финансовые), а также требования к спикеру. Это поможет защитить интересы как ивент компании, так и заказчика.

• Устанавливайте сроки сдачи презентации

Презентация – лицо всей конференции. От ее качества зависит восприятие участников, понимание материала, а значит, и общее впечатление от всего мероприятия. Чего не должно быть в презентации?

• Опечаток, орфографических, пунктуационных и грамматических ошибок.
• Мелкого шрифта, который невозможно прочитать.
• Обилия ярких цветов, которые режут глаза при просмотре.
• Большого количества текста.

Именно для проверки всех этих пунктов, общего качества презентации и формата, организатор должен получить презентацию минимум за 10 дней до самой конференции.

• Всегда готовьте запасного спикера

В обязанности event менеджера входит предугадывание всех возможных форс-мажоров. Ведь каким бы ответственным не был спикер, может случиться нечто, что от него просто не зависит. Поэтому всегда нужно быть готовым к тому, что придется вызвать другого спикера на конференцию.

• Предоставьте нужную информацию спикеру

В непосредственные обязанности event менеджера входит предоставление информации по мероприятию спикеру. Что следует сообщить?

• Дата, время, место проведения конференции.
• Программа мероприятия.
• Задание спикера.
• Длительность выступления.
• Схема проезда на локацию, схема прохода в зал.
• Место парковки и другие моменты.
• Не забывайте о репетиции

Спикер должен хоть раз побывать на локации заранее, привыкнуть к сцене, проговорить выступление вслух, прокрутить презентацию. Это поможет, как освоиться, так и понять все технические моменты.

• Обсудить все детали выступления

В обязанности event менеджера входит также и отстаивание интересов каждого спикера. Поэтому стоит обсудить возможность ответов на вопросы в процессе речи, после завершения выступления, пожелания спикера к организаторам конференции. От решения всех нюансов зависят взаимоотношения с этим человеком и возможность дальнейшего сотрудничества.

Думаете, что event организация мероприятий – это ваше призвание? Хотите узнать про все обязанности event менеджера? Тогда записывайтесь на курсы в Great Event School!