Организация онлайн мероприятий отличается от подготовки офлайн ивентов. Именно поэтому возникает вопрос: какие действия предпринять, чтобы подготовить ивент на высшем уровне?

Определить цели

Организатор мероприятий должен четко понимать, зачем проводить онлайн ивент, какую пользу это принесет компании заказчика. Перед определением целей нужно также ответить на вопросы:

  • Зачем мероприятие нужно проводить сейчас?
  • Кто является целевой аудиторией и как ее привлечь?
  • Что сделает ивент успешным?

После этого ивент менеджер должен определить конкретные, реалистичные цели, которые нужно достичь с помощью мероприятия.

Выбрать формат

Виртуальное мероприятие можно провести несколькими способами, среди которых:

  • Онлайн корпоратив. Этот формат позволяет экспериментировать, пробовать что-то новое в зависимости от пожеланий клиента и аудитории. Можно проводить мастер-классы, квесты, дегустации.
  • Веб конференция. Формат, благодаря которому можно обеспечить коммуникацию большого количества людей. При этом спикеры могут находиться, как в одном месте, так и выходить на связь удаленно.

event работа

  • Вебинар. Обычно проводится для обеспечения общения между лектором и студентами. Такой формат чаще всего выбирают для небольших мероприятий.

Ивент менеджер может выбрать и другой формат для онлайн ивента. Главное – ориентироваться на цели мероприятия, предпочтения аудитории.

Продумать контент

Организатору недостаточно создать технически крутой ивент, нужно продумать и особенности взаимодействия с аудиторией. На каком этапе подготовки нужно общаться с потенциальными участниками?

  1. До начала мероприятия. На этом этапе подбирается контент для продвижения ивента, создания ажиотажа, привлечения нужных участников на событие.
  2. На мероприятии. Если не продумать контент для работы с участниками на ивенте, то событие будет скучным и неинтересным.
  3. После мероприятия. Да, с гостями ивента нужно взаимодействовать и после завершения события. Это даст возможность сделать тех, кто пришел однажды, регулярными посетителями мероприятий, и заинтриговать тех, кто не пришел.

Технические аспекты

Есть множество платформ для проведения онлайн ивентов. Они отличаются, как техническими возможностями, так и функциями, качеством звука. Чтобы выбрать идеальный вариант, организатор мероприятий должен ответить на такие вопросы:

  • Какие инструменты требуются спикерам?
  • Как будут лекторы взаимодействовать с участниками?
  • Нужна ли система предварительной регистрации?
  • Будет ли осуществляться продажа билетов или вход будет свободный?
  • Требуется ли создание сайта ивента?
  • Как будет оцениваться эффективность события?

Чаще всего выбирают одну из этих платформ: Zoom, Google Hangouts, Onstream Media, Jitsi. MegaMeeting.

Организационные аспекты

Не самые интересные, но необходимые мелочи для создания крутого ивента. Каждый, кто посещал event курсы, знает, как важно правильно выбрать дату и время проведения мероприятия. Также организаторы должны обеспечить прибытие спикеров (если есть такая необходимость), продвинуть событие в социальных сетях.

Инструменты удержания внимания

Одной из сложностей организации онлайн ивентов является то, что удержать внимание участников не так легко, как может показаться на первый взгляд. Вот несколько вариантов, которые могут помочь:

  • Проведение онлайн игр с участниками.
  • Возможность задавать вопросы спикерам или общаться с другими участниками.
  • Поощрение дискуссий в Фейсбук, Инстаграм.
  • Прием предложений от участников.

Перед началом мероприятия ивент менеджер должен проверить: доступна ли выбранная платформа во всех городах и странах, из которых будут заходить участники. Не менее важно организовать прогон виртуального мероприятия. Это даст возможность выявить недочеты и технические проблемы.

Хотите узнать больше об онлайн ивентах, научиться их проводить? Приглашаем на event курсы в Great Event School.