Організація онлайн заходів відрізняється від підготовки офлайн івентів. Саме тому виникає питання: які дії зробити, щоб підготувати івент на вищому рівні?

Визначити цілі

Організатор заходів повинен чітко розуміти, навіщо проводити онлайн івент, яку користь це принесе компанії замовника. Перед визначенням цілей потрібно також відповісти на запитання:

  • Чому захід потрібно проводити зараз?
  • Хто є цільовою аудиторією і як її залучити?
  • Що зробить івент успішним?

Після цього івент менеджер повинен визначити конкретні, реалістичні цілі, які потрібно досягти за допомогою заходу.

Обрати формат

Віртуальний захід можна провести декількома способами, серед яких:

  • Онлайн корпоратив. Цей формат дозволяє експериментувати, пробувати щось нове в залежності від побажань клієнта та аудиторії. Можна проводити майстер-класи, квести, дегустації.
  • Веб конференція. Формат, завдяки якому можна забезпечити комунікацію великої кількості людей. При цьому спікери можуть перебувати, як в одному місці, так і виходити на зв’язок віддалено.

  • Вебінар. Зазвичай проводиться для забезпечення спілкування між лектором і студентами. Такий формат найчастіше обирають для невеликих заходів.

Івент менеджер може обрати й інший формат для онлайн івенту. Головне – орієнтуватися на цілі заходу, побажання аудиторії.

Продумати контент

Організатору недостатньо створити технічно крутий івент, потрібно продумати і особливості взаємодії з аудиторією. На якому етапі підготовки потрібно спілкуватися з потенційними учасниками?

  1. До початку заходу. На цьому етапі підбирається контент для просування івенту, створення ажіотажу, залучення потрібних учасників на подію.
  2. На заході. Якщо не продумати контент для роботи з учасниками на івенті, то подія буде нудною і нецікавою.
  3. Після заходу. Так, з гостями івенту потрібно взаємодіяти і після завершення події. Це дасть можливість зробити тих, хто прийшов одного разу, регулярними відвідувачами заходів, і заінтригувати тих, хто не прийшов.

Технічні аспекти

Існує безліч платформ для проведення онлайн івентів. Вони відрізняються, як технічними можливостями, так і функціями, якістю звуку. Щоб обрати ідеальний варіант, організатор заходів повинен відповісти на такі питання:

  • Які інструменти потрібні спікерам?
  • Як будуть лектори взаємодіяти з учасниками?
  • Чи потрібна система попередньої реєстрації?
  • Чи буде здійснюватися продаж квитків або вхід буде вільний?
  • Чи потрібне створення сайту івенту?
  • Як буде оцінюватися ефективність події?

Найчастіше обирають одну з цих платформ: Google Hangouts, Onstream Media, Jitsi. MegaMeeting, Zoom.

Організаційні аспекти

Не найцікавіші, але необхідні дрібниці для створення крутого івенту. Кожен, хто відвідував event курси, знає, як важливо правильно обрати дату і час проведення заходу. Також організатори повинні забезпечити прибуття спікерів (якщо є така необхідність), просунути подію в соціальних мережах.

Інструменти втримання уваги

Однією зі складностей організації онлайн івентів є те, що утримати увагу учасників не так легко, як може здатися на перший погляд. Ось декілька варіантів, які можуть допомогти:

  • Проведення онлайн ігор з учасниками.
  • Можливість задавати питання спікерам або спілкуватися з іншими учасниками.
  • Заохочення дискусій в Фейсбук, Інстаграм.
  • Прийом пропозицій від учасників.

Перед початком заходу івент менеджер повинен перевірити: чи доступна обрана платформа у всіх містах і країнах, з яких будуть заходити учасники. Не менш важливо організувати прогін віртуального заходу. Це дасть можливість виявити недоліки і технічні проблеми.

Хочете дізнатися більше про онлайн івенти, навчитися їх проводити? Запрошуємо на event курси в Great Event School.