Робота в сфері організації свят не обмежується проведенням офлайн-заходів. Онлайн-івенти набирають все більшої популярності серед замовників, адже через епідеміологічну ситуацію і введені обмежень такі заходи стали практично єдиним можливим варіантом.
Кожен асистент івент менеджера повинен серйозно задуматися про те, щоб поповнити свої знання і розширити перелік навичок, необхідних для організації заходів в мережі. Як стати організатором свят, який під час карантину зможе не тільки не втратити, але і знайти нову роботу? Дізнатися про організацію онлайн-заходів, а почати слід з питань безпеки.
Робота в сфері організації свят: безпека понад усе
Професія організатор заходів передбачає, що клієнти, учасники зможуть з упевненістю покластися на івент менеджера, як на фахівця. Тому так важливо простежити, щоб на онлайн-заході все пройшло так, як було заплановано. Що потрібно робити?
Контролювати отримання доступу на захід
Івент менеджер, вакансії (Київ) на посаду якого можна знайти у вільному доступі, повинен розуміти, що відповідає за безпеку і комфорт кожного учасника. У чому саме має полягати контроль?
- Реєстрація. Кожен, хто хоче взяти участь у цьому заході, повинен зареєструватися на нього в обов’язковому порядку.
- Посилання на вхід. Доступ повинен відкриватися виключно після проходження реєстрації.
- Аутентифікация. Не буде зайвим, якщо організатор передбачить введення пароля, відправленого на мобільний телефон або надісланого заздалегідь у зручний для учасника месенджер.
Звести до мінімуму вплив на подію ззовні
Робота в сфері організації свят передбачає ретельне продумування різних сценаріїв, дії на випередження. Тому не варто забувати про наступні кроки:
- Грамотний вибір платформи. Для проведення заходу краще підібрати майданчик, який максимально захищений від несанкціонованого входу.
- Встановлення потрібних налаштувань. На віртуальній платформі потрібно заздалегідь протестувати функції щодо забезпечення безпеки.
- Управління можливостями майданчика. Радимо обмежити свободу дій учасників (наприклад, встановити заборону на демонстрацію екрану без попереднього отримання дозволу від організатора або спікера).
Навіщо це потрібно? Все просто: для захисту прав тих учасників, які прийшли послухати вебінар або взяти участь в конференції. Адже ніколи не можна відкидати можливість зриву заходу через політичні або будь-яких інші погляди та переконання.
Провести інструктаж учасників
Робота в сфері організації свят – це дотримання певних правил, а також вимога якоїсь, хоча б мінімальної, дисципліни від учасників заходів. Що можна зробити?
- Оповіщення про політику компанії-організатора. Перед початком заходу слід повідомити учасникам про існуючі заборони, можливі порушення.
- Надання рекомендацій щодо поведінки. Потрібно також не забути повідомити відвідувачів, що можна робити на заході і коли.
- Встановлення відповідальності кожного учасника. Організатор повинен попередити гостей про необхідність утриматися від розміщення посилань на куплену конференцію, поширення паролів в мережі і перепродажу записів заходу.
Ці прості правила допоможуть захистити не тільки сам захід, але й уберегти учасників від непотрібної публічності та розкриття особистої інформації. Хочете, щоб робота в сфері організації свят приносила задоволення? Тоді радимо регулярно читати наші статті, слухати підкасти та, звичайно ж, відвідувати курси.
З усіх питань стосовно GREAT EVENT SCHOOL звертайтеся: